CRM per a despatxos professionals: assessories i gestories

Un CRM per a un despatx professional és el lloc on viu la fitxa de cada client: qui és, qui el porta al despatx, què se li ha demanat i no ha arribat, què se li ha avisat i quan. En una assessoria o una gestoria gairebé no serveix per vendre, que és per al que està pensat un CRM comercial. Serveix perquè res no depengui de la memòria d'un tècnic ni del WhatsApp del seu mòbil. I si el despatx assessora en matèria fiscal o porta comptabilitats, a més ha de guardar la identificació del client que demana la llei de prevenció del blanqueig.

Com està fet aquest article. És una guia, no una comparativa: no ordenem productes ni donem preus de tercers, que canvien. Les obligacions que citem surten de la Llei 10/2010, de prevenció del blanqueig de capitals (text consolidat del BOE, darrera actualització publicada el 30 de setembre de 2026), i del Reglament general de protecció de dades, tots dos llegits a boe.es el 13 de novembre de 2026. És informació, no assessorament jurídic. Proxera fa XERA, un assistent d'IA per a despatxos: ho diem perquè ho tinguis en compte en llegir.

Què és un despatx professional, a l'hora de parlar de CRM?

En diem així de les assessories fiscals i comptables, les gestories, els despatxos d'advocats i els multidisciplinaris que en combinen diverses coses. El que tenen en comú: venen hores de criteri professional a una cartera de clients que s'hi queda anys, no un producte a qui passa per la botiga.

Això canvia el que se li demana al CRM. Un CRM comercial està fet per moure una oportunitat per un embut fins que es guanya o es perd. En un despatx el client ja està guanyat el primer dia, i el que importa és el que passa després: els papers de cada trimestre, els avisos de termini, els dubtes que entren per quatre canals diferents.

Si el teu despatx és d'advocats, les obligacions són unes altres (secret professional, conflicte d'interessos, full d'encàrrec) i les tens a la nostra guia de CRM per a advocats. Aquest article va d'assessories, gestories i multidisciplinaris.

CRM, programa de gestió i programa fiscal: qui fa què

Val la pena separar-los, perquè és fàcil creure que ja es té CRM quan el que es té és la fitxa fiscal.

Eina	De què s'ocupa	Què no és el seu
Programa fiscal i comptable	La comptabilitat de cada client i els models de l'Agència Tributària	Demanar papers, avisar el client, registrar una consulta
Programa de gestió del despatx	Expedients, hores, facturació del despatx	Seguir la conversa amb el client fora de l'expedient
CRM	La fitxa del client i tot el que passa amb ell: consultes, peticions, avisos, qui el porta	Presentar models o portar la comptabilitat

Cadascuna cobreix una part. A programa per a gestoria: les cinc peces ho expliquem peça a peça; el CRM és la cinquena, la relació amb el client, que és l'única que cap norma obliga a tenir en un programa i per això acostuma a acabar repartida entre el correu, el WhatsApp de cada tècnic i un full de càlcul.

Què ha de portar la fitxa de cada client?

Hi ha dades que el despatx necessita per treballar i d'altres que la llei l'obliga a tenir. La Llei 10/2010 inclou entre els obligats, al seu article 2.1.m, «los auditores de cuentas, contables externos, asesores fiscales» i qui presti assessorament fiscal com a activitat principal. Si el teu despatx hi és, la fitxa del client és també el lloc on es demostra que s'ha complert.

Què guardar	Per què	D'on surt
Identificació del client amb document fefaent	Cal comprovar-la «con carácter previo al establecimiento de la relación de negocios»	Llei 10/2010, art. 3
Titular real, si el client és una societat	Cal identificar qui posseeixi o controli més del 25 % del capital o dels drets de vot, o la controli per altres mitjans	Llei 10/2010, art. 4
Dades al dia durant tota la relació	La llei demana «seguimiento continuo» i que les dades «estén actualizados»	Llei 10/2010, art. 6
Data de baixa del client	Les còpies de la diligència deguda es conserven deu anys «desde la terminación de la relación de negocios», i passat aquest període s'eliminen	Llei 10/2010, art. 25.1
Qui porta el client al despatx	Que qualsevol company sàpiga a qui preguntar	Organització interna
Què se li ha demanat i què falta	Que ningú no ho hagi de reconstruir llegint correus	Organització interna

La identificació amb document fefaent es demana a tots els clients. El que no és igual per a tothom és el detall amb què es comprova el titular real i es fa el seguiment: l'article 7 deixa que el despatx graduï aquestes mesures segons el risc i ho reculli en la seva política d'admissió de clients. Això ho decideix el despatx, no el CRM. El que sí ha de fer el CRM és tenir on guardar-ho i que es trobi.

Els quatre moments que un CRM de despatx ha de cobrir

1. Arriba una consulta

Entra per telèfon, correu, WhatsApp o el formulari del web. Si cada canal acaba en un lloc diferent, la consulta d'un client potencial d'un divendres es perd el dilluns. El mínim: que totes acabin a la mateixa llista, amb qui l'atén i què se li va respondre.

2. Es dona d'alta el client

Aquí es demanen els documents d'identificació i, si és una societat, els del titular real. És el moment en què la fitxa ha de quedar completa, perquè la llei demana la comprovació abans de començar a treballar, no després. A l'alta digital de clients en una gestoria expliquem com s'ordena aquest primer pas.

Si això és el teu cas: El que fa Xera pel teu negoci →

3. El dia a dia

És on se'n va el temps: demanar la documentació del trimestre i tornar-la a demanar, avisar cada client del que li toca, respondre «ja s'ha presentat?». Un CRM útil deixa veure, en començar el dia, què està pendent i de qui, sense obrir el correu de ningú. Quan això falla, el client ho nota en els terminis; ho expliquem a per què les gestories perden clients amb els venciments.

4. El client se'n va

La relació s'acaba, però la documentació d'identificació continua deu anys. Passats cinc des del final de la relació, la llei diu que només hi poden accedir els òrgans de control intern del despatx i, si escau, qui en porti la defensa legal (art. 25.1). Un CRM que no distingeix un client actiu d'un de donat de baixa no ajuda a complir cap de les dues coses.

Quin tipus de CRM encaixa en una assessoria o gestoria?

Camí	A favor	En contra
CRM generalista	Flexible i conegut	Pensat per vendre: cal adaptar-lo per guardar identificació, titular real i dates de baixa
CRM pensat per a despatxos	Ja porta la fitxa de client de despatx	Pot no parlar amb el vostre programa fiscal
Mòdul de CRM del programa de gestió	Les dades ja hi són	Acostuma a quedar-se en la fitxa i no cobreix els canals per on escriuen els clients

No n'hi ha un de millor per a tothom. El que decideix és què feu servir ja i si es pot connectar amb el que és nou.

Què preguntar abans de triar

Podem guardar la identificació i el titular real, i trobar-los després? Si el despatx és subjecte obligat, és el primer que es buscarà en una revisió.
Distingeix clients actius de donats de baixa, amb la seva data? Sense aquesta data no hi ha manera de saber quan vencen els deu anys.
Es poden restringir els accessos per persona? Per complir que, passats cinc anys, només hi accedeixi el control intern.
Com guarda les còpies dels documents d'identitat? La llei demana suports que en garanteixin «su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización» (art. 25.2). Una carpeta compartida on qualsevol pot esborrar no ho compleix.
El proveïdor signa el contracte d'encarregat del tractament? L'article 28.3 del RGPD exigeix un contracte que fixi, entre altres coses, que l'encarregat tractarà les dades «únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable».
Es connecta amb el nostre programa fiscal? Pregunta si tots dos tenen API, és a dir, si un programa pot llegir i escriure en l'altre de manera ordenada. Si no, algú copiarà dades a mà.
Què passa amb les nostres dades si marxem? Que es puguin exportar senceres, perquè l'obligació de conservar no s'acaba quan canvies de proveïdor.

On entra la IA?

Un CRM guarda i ordena, però algú ha d'apuntar, demanar i respondre. Aquí és on una IA treu feina: llegir el que entra, dir què falta de cada client i preparar el missatge. El que no fa és decidir el nivell de risc d'un client ni assessorar. Això és del despatx.

Aquí és on treballa XERA, que és el nostre producte. No substitueix el programa fiscal ni presenta models: treballa per sobre del que ja fa servir el despatx. Si aquest programa té API, XERA s'hi connecta; si no en té, s'estudia amb vosaltres i se us diu si és viable. XERA diu a qui avisar i prepara la feina; enviar un missatge a un client ho aprova una persona del despatx. Amb cada client signem el contracte d'encarregat del tractament de l'article 28 del RGPD.

Els plans i el que costa cadascun són a els preus de XERA.

Preguntes freqüents

Un despatx petit necessita un CRM?

Necessita tenir en un sol lloc la fitxa de cada client i el que està pendent. Si avui això és al cap d'una persona, el dia que aquesta persona falta, falta també la informació. Pot ser un CRM o el mòdul del programa que ja teniu; el que no funciona és repartir-ho entre correus.

El programa fiscal ja fa de CRM?

Guarda les dades fiscals del client, que no és el mateix. Mira si a més registra les consultes, les peticions de documentació i qui porta cada client. Si no, el CRM el teniu al correu.

Un CRM serveix per complir la llei de prevenció del blanqueig?

Serveix per guardar i trobar el que demana la llei: identificació, titular real, dades actualitzades i dates per a la conservació. Complir-la és cosa del despatx: la política d'admissió de clients i l'anàlisi de risc no els fa cap programa.

I si el despatx també té advocats?

Les obligacions dels advocats són unes altres i depenen de l'operació (l'article 2.1.ñ de la Llei 10/2010 només els hi inclou en certs casos). Per a aquesta part, tens la guia de CRM per a advocats.

Veure XERA per a gestories i assessories

Si ho vols veure sobre el teu despatx, escriu-nos des del formulari de contacte amb quin programa feu servir i on porteu avui la fitxa de cada client. Et responem per correu i, si té sentit, et proposem una trucada per veure-ho sobre el vostre cas.

CRM per a despatxos professionals: què ha de portar en una assessoria o gestoria