CRM per a advocats: què és, què ha de fer i com triar-lo

Com està fet aquest article. És una guia, no una comparativa: no ordenem productes ni donem preus de tercers, que canvien. Les obligacions que citem surten de l'Estatut General de l'Advocacia Espanyola (Reial decret 135/2021) i del Reglament general de protecció de dades, en el text de boe.es llegit el 2 d'octubre de 2026. Les cites literals són en castellà, la llengua del text oficial. És informació, no assessorament jurídic. Proxera ven XERA, un assistent d'IA per a despatxos: ho diem perquè ho tinguis en compte en llegir.

Què és un CRM per a advocats

Un CRM per a advocats és el programa on el despatx registra cada persona que hi contacta i el que passa amb ella: per on va arribar, què va consultar, si se li va enviar el full d'encàrrec, si el va signar i quan cal tornar-hi a parlar. El seu objecte és la relació amb el client, abans, durant i després de l'assumpte. L'expedient, els terminis processals i els escrits els porta un altre programa: el de gestió del despatx.

CRM i programa de gestió del despatx: en què es diferencien

Hi ha programes de gestió amb mòdul de clients i CRM amb alguna cosa semblant a expedients. La frontera no la marca el nom del producte, sinó la pregunta a la qual respon. Si el que busqueu és el programa d'expedients, terminis i documents, en parlem a part a què ha de resoldre un programari de gestió per a despatxos.

Què ha de fer un CRM en un despatx

Un CRM genèric segueix oportunitats de venda. En un despatx, el camí d'una consulta passa per obligacions que fixa l'Estatut General de l'Advocacia, i el CRM n'ha de deixar rastre.

1. Recollir la primera consulta, entri per on entri

Telèfon, formulari del web, correu, WhatsApp o una recomanació. Si cada canal acaba en un lloc diferent, la consulta que va entrar divendres a la tarda no la veu ningú dilluns. El mínim és una fitxa per persona amb el canal, la data, l'àrea (laboral, família, mercantil…) i qui del despatx la porta.

2. Ajudar a comprovar el conflicte d'interessos abans d'acceptar

L'article 51 de l'Estatut obliga a no defensar interessos en conflicte amb els del client i a abstenir-se d'actuar per a un client nou quan hi hagi risc de vulnerar el secret professional respecte al que va explicar un antic client (art. 51.4). Per comprovar-ho cal cercar en un sol lloc clients, antics clients i parts contràries. Un CRM que només guarda «clients» no guarda la part contrària: pregunteu si es pot registrar i cercar.

3. Portar el full d'encàrrec

Abans de començar, l'advocat ha d'informar el client del que diu l'article 48, «preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo» (art. 27). Aquesta informació inclou els honoraris i costos i les conseqüències que pot tenir una condemna en costes (art. 48.4). El CRM no redacta el full, però sí que ha de deixar a la vista de tot el despatx en quin estat és: preparat, enviat o signat.

4. Fer els dos seguiments

Són diferents i convé no barrejar-los:

• El de qui encara no és client: pressupost enviat i sense resposta, qui torna a trucar i quan.
• El de qui ja ho és: l'article 48.5 obliga a informar el client de l'estat del seu assumpte. El CRM registra què se li va dir i quan; l'estat processal surt del programa de gestió. Per això convé que els dos programes es parlin.

5. No perdre els antics clients

Quan un assumpte es tanca, la fitxa continua: en quina àrea se'l va atendre i quan. Si voleu tornar-li a escriure amb finalitats comercials, això té les seves pròpies regles de protecció de dades i de comunicacions comercials: que el CRM guardi què ha consentit cada persona.

Tres camins: CRM generalista, CRM per a despatxos o el mòdul del vostre programa

No hi ha un ordre de millor a pitjor. Depèn de com treballa el despatx.

Què cal preguntar abans de triar

1. Qui l'omplirà, i quan? Un CRM buit no serveix de res. Decidiu qui apunta cada consulta i en quin moment abans de mirar productes.
2. Qui del proveïdor pot veure les vostres dades? El secret professional cobreix «todos los hechos, comunicaciones, datos, informaciones, documentos y propuestas» de l'exercici (art. 22.1), i l'advocat l'ha de fer respectar també a qui coopera amb ell en la seva activitat professional (art. 22.4). Pregunteu qui del proveïdor accedeix a la informació i en quins casos.
3. Hi ha contracte d'encarregat del tractament? El proveïdor tracta dades per compte del despatx, i això exigeix un contracte que fixi l'objecte, la durada, la finalitat, el tipus de dades i les obligacions i drets del despatx (art. 28.3 del RGPD). A més, no pot recórrer a un altre encarregat sense autorització prèvia per escrit del despatx (art. 28.2): demaneu la llista de subencarregats.
4. On s'allotgen les dades? Si s'envien a un «tercer país», com l'anomena el RGPD, s'apliquen les regles de transferències internacionals del seu capítol V (art. 44 i següents). Pregunteu el país de l'allotjament i el de cada subencarregat.
5. Es connecta amb el que ja feu servir? Correu, calendari, programa de gestió, signatura electrònica. Pregunteu si té API: sense, cada dada es copia a mà.
6. Es poden treure les dades? Exportació completa, en un format que es pugui obrir amb un altre programa, per si un dia canvieu.
7. Registra la part contrària i es pot cercar? És el que necessiteu per al conflicte d'interessos.
8. Grava trucades? Si ho fa, l'Estatut només permet gravar les converses de l'advocat amb clients, contraris o els seus advocats «con la previa advertencia y conformidad de todos los intervinientes» (art. 22.3).

On entra la IA, i on no

Un CRM guarda i ordena, però algú ha d'apuntar i contestar. És aquí on la IA ajuda: llegir el que entra, resumir-ho, preparar la fitxa i l'esborrany. El que no fa és decidir si hi ha conflicte d'interessos, acceptar un encàrrec ni assessorar. Això és de l'advocat.

Si això és el teu cas: Xera per a advocats →

XERA, el nostre assistent per a despatxos, llegeix les notificacions judicials que us arriben al correu, les resumeix i avisa del termini (no substitueix el vostre control de terminis); cerca documents al correu i, si la vostra eina d'arxius té API, també allà; contesta per WhatsApp les consultes repetitives dels clients i passa a una persona el que és assessorament; i prepara esborranys de cartes d'encàrrec i comunicacions amb les dades de l'expedient. Les accions crítiques, com enviar un escrit o notificar el client, necessiten l'OK de l'advocat. Amb cada client signem el contracte d'encarregat del tractament de l'article 28 del RGPD.

XERA no substitueix el CRM. Si el vostre CRM o la vostra eina té API, el connectem. El que fa en un despatx, en detall: XERA per a despatxos d'advocats. Com es contesten i se segueixen les consultes amb IA: com fan servir la IA els despatxos per no perdre clients. I el que costa: plans i preus de XERA.

Preguntes freqüents

Un CRM per a advocats substitueix el programa de gestió del despatx?

No. El CRM porta la relació amb la persona, des de la primera consulta. El programa de gestió porta l'expedient: actuacions, terminis i documents. Poden conviure i, millor encara, connectar-se.

Un despatx petit necessita un CRM?

Necessita un lloc únic on quedi cada consulta, l'estat del full d'encàrrec i el proper contacte, i on es puguin cercar les parts contràries. Si una eina que ja feu servir compleix això amb les garanties de dades de la llista de dalt, pot ser suficient per començar.

El proveïdor del CRM pot veure les dades dels nostres clients?

Depèn del proveïdor i del que signeu. El contracte d'encarregat del tractament (art. 28 del RGPD) fixa per a què pot tractar les dades i amb quins altres encarregats. Demaneu-lo abans de posar-hi una sola dada.

Un CRM avisa dels terminis processals?

Un CRM pot recordar tasques amb data, però el termini processal neix d'una notificació i pertany a l'expedient. El lògic és que el porti el programa de gestió, o un assistent que llegeixi les notificacions, i que el CRM només reflecteixi el que afecta la relació amb el client.

---

Textos legals consultats a boe.es el 2 d'octubre de 2026: Estatut General de l'Advocacia Espanyola, text consolidat i Reglament (UE) 2016/679, RGPD.