Software de gestió per a despatxos d'advocats: què ha de resoldre abans de triar

Què ofereix el software clàssic de gestió per a despatxos d'advocats

Les solucions de gestió per a despatxos comparteixen una base funcional similar:

• Gestió d'expedients: fitxa de client, historial d'actuacions, documents associats per cas.
• Calendari i agenda: cites, vistes, terminis processals.
• Facturació: emissió de factures per hores o per assumpte, registre de pagaments.
• Gestió documental: magatzem de documents classificats per expedient.
• Relació amb LexNET: per a despatxos que presenten escrits i reben notificacions al sistema judicial electrònic.

Són eines pensades per a organitzar i emmagatzemar informació. La pregunta és què en queda fora.

CRM i programa de gestió responen a preguntes diferents: què registra cadascun, i què preguntar abans de triar el primer, ho expliquem a la guia per triar-lo en un despatx d'advocats.

Què preguntar abans de triar

Amb qualsevol programa de gestió, convé comprovar què fa per si sol i què continua depenent d'una persona:

• Email: el correu del client queda associat a l'expedient o arriba a una bústia separada?
• Recordatoris: qui redacta i envia el recordatori d'un venciment al client?
• Agenda: coordinar una cita es fa des del programa o amb trucades i emails d'anada i tornada?
• Facturació: la factura s'envia i se segueix el cobrament des del programa, o aquest pas és manual?
• Fora d'horari: què passa quan un client pregunta per l'estat del seu cas quan el despatx és tancat?

Què pot aportar XERA com a complement del software clàssic

XERA no substitueix el programa de gestió: treballa damunt d'ell si les teves eines tenen API. Diu a qui avisar i prepara resums; allò que s'envia ho aprova una persona del despatx.

Agenda

Si la teva agenda té API, XERA pot assenyalar la disponibilitat real de l'advocat perquè el despatx proposi una cita; la confirmació la fa una persona.

Documents

XERA pot ajudar a classificar els documents que arriben i associar-los a l'expedient (si el teu software d'expedients té API), i avisa el despatx del que falta. Allò que s'envia al client ho aprova una persona.

Facturació i seguiment de cobrament

El software clàssic genera la factura. XERA pot avisar el despatx de quines factures van amb retard perquè decideixi quin recordatori enviar; l'enviament l'aprova una persona.

Recordatoris

Els terminis processals i els venciments de documents són crítics en un despatx d'advocats. XERA pot assenyalar els que consten als documents i proposar el text d'un recordatori; no substitueix el teu control de terminis. Exemples de redacció que el despatx pot aprovar:

• "El teu contracte de lloguer venç d'aquí a 30 dies. Vols que el revisem?"
• "Falta la teva signatura al poder notarial. Sense ella no podem continuar amb el tràmit."
• "El teu cas al jutjat té vista el proper dimarts. Et confirmo els detalls."

Què fa el software clàssic i què afegeix XERA

Per a quin tipus de despatx pot encaixar?

La IA operativa per a despatxos d'advocats pot encaixar en:

• Despatxos d'1 a 5 advocats on no hi ha administratiu dedicat.
• Despatxos amb alta rotació de clients (dret de família, herències, consultes puntuals).
• Despatxos en creixement que volen escalar sense augmentar la càrrega administrativa proporcionalment.
• Despatxos amb atenció al client intensiva on la velocitat de resposta diferencia de la competència.

Com es planteja XERA en un despatx d'advocats

1. Connexió del correu del despatx, si té API — l'equip no canvia el seu gestor de correu.
2. Lectura del calendari, si té API — sense necessitat de doble entrada.
3. Definició de les plantilles de comunicació — el to i el contingut s'ajusten a l'estil del despatx.
4. Connexió opcional amb el software d'expedients — si té API, XERA s'hi pot connectar.

El temps des de la decisió fins al primer flux depèn de l'estat de les teves dades i dels teus processos, i de les integracions; es defineix amb tu abans de començar.

Si vols veure-ho sobre el teu despatx

Pots reservar una cita o escriure'ns: veiem amb tu els teus fluxos reals, el teu volum de clients i el teu software actual.