Checklist IRPF 2026 per a Gestories: Calendari, Documentació i Errors que Costen Sancions
La Campanya de la Renda 2026 (corresponent a l'exercici fiscal 2025) arrenca el 2 d'abril de 2026 i es tanca el 30 de juny de 2026. Per a una gestoria, són 90 dies en els quals es concentra una part significativa de la facturació anual i, també, el major risc operatiu de l'any.
Aquest checklist està pensat per a gestories que volen travessar la campanya sense ensurts: amb la documentació recopilada a temps, sense perseguir clients a 48 hores del tancament i amb zero models rebutjats per errors esmenables.
No és un manual fiscal. És el full de ruta operatiu dels tres blocs que marquen el resultat de la campanya: preparació, execució i tancament.
El calendari oficial AEAT que has de tenir fixat
Abans d'organitzar res internament, convé tenir visibles les dates que marca Hisenda. Són les restriccions reals de la campanya.
Dates clau Renda 2025 (campanya 2026)
| Fita | Data |
|---|---|
| Inici campanya (presentació online) | 2 d'abril de 2026 |
| Inici presentació telefònica | 6 de maig de 2026 |
| Inici presentació presencial a oficines AEAT | 2 de juny de 2026 |
| Darrer dia domiciliació bancària del primer pagament | 25 de juny de 2026 |
| Fi de campanya | 30 de juny de 2026 |
| Segon pagament (si es va fraccionar la quota) | 5 de novembre de 2026 |
Per confirmar dates i novetats anuals, la referència oficial és la seu electrònica de l'AEAT.
Models relacionats que conviuen amb la campanya
Mentre el teu equip està amb l'IRPF, també vencen les obligacions trimestrals dels clients autònoms i societats. Convé tenir-ho present per no saturar la primera quinzena d'abril:
- Model 130 / 131 (pagament fraccionat IRPF autònoms): fins al 20 d'abril.
- Model 303 (IVA trimestral): fins al 20 d'abril.
- Model 111 (retencions a professionals): fins al 20 d'abril.
La planificació realista d'abril contempla dos pics: el tancament d'obligacions del primer trimestre (setmana del 14-20 d'abril) i l'arrencada plena de l'IRPF en paral·lel.
Fase 1 — Preparació (febrer a març)
La diferència entre una campanya ordenada i una de caòtica gairebé sempre es decideix abans d'abril. Aquestes són les quatre accions que marquen la diferència.
1.1 Segmentar la cartera de clients per perfil fiscal
No tots els clients IRPF requereixen el mateix treball. Una segmentació útil per a gestoria:
- Perfil A — Només rendes del treball: nòmina única, sense deduccions complexes. Temps mitjà de gestió: baix.
- Perfil B — Rendes del treball + deduccions autonòmiques / habitatge: requereix documentació addicional. Temps mitjà: mitjà.
- Perfil C — Autònoms en estimació directa o mòduls: requereix llibres, models trimestrals i conciliació. Temps mitjà: alt.
- Perfil D — Capital mobiliari / immobiliari / criptoactius / rendes a l'estranger: requereix validació cas per cas. Temps mitjà: alt i erràtic.
Estimar el pes de cada perfil a la teva cartera et permet dimensionar la campanya amb realisme: quantes hores d'equip necessites i quan obrir sol·licituds de documentació.
1.2 Comunicar la campanya als clients amb antelació
Una comunicació enviada al febrer (abans que el client se n'assabenti per la premsa) té tres efectes mesurables:
- Redueix el soroll del primer mes de campanya (client que pregunta "¿ja ha començat el de Hisenda?").
- Permet que el client comenci a recopilar documentació sense pressió.
- Posiciona la gestoria com a proactiva, no reactiva.
El contingut mínim d'aquesta comunicació hauria d'incloure: dates oficials, què canvia respecte a l'any anterior, quina documentació se sol·licitarà, i com lliurar-la. Si l'equip gestiona uns quants centenars de clients, aquest enviament manual consumeix hores. És un dels processos que s'automatitza nètament amb plantilles i enviament personalitzat.
1.3 Preparar els models de sol·licitud de documentació
Per a cada perfil de client, defineix abans del març la llista exacta de documents que sol·licitaràs. Les plantilles més utilitzades:
Perfil A (rendes del treball):
- Certificat de retencions del pagador
- Justificants d'aportacions a plans de pensions
- Comprovants de deduccions autonòmiques aplicables
- Informació sobre canvis de situació familiar
Perfil B (amb habitatge):
- Tot l'anterior
- Rebuts d'hipoteca (si l'adquisició és anterior a 2013, deducció estatal vigent)
- Rebuts de lloguer (deducció autonòmica segons comunitat)
- Certificat d'interessos de l'entitat bancària
Perfil C (autònoms):
- Llibres d'ingressos i despeses de l'exercici
- Models trimestrals presentats (130 / 131 / 303 / 390)
- Justificants de despeses deduïbles
- Certificats de retencions rebudes (111) i suportades
Perfil D (capital i rendes complexes):
- Posició consolidada de comptes i valors
- Operacions de compra-venda amb dates exactes
- En cas de criptoactius: historial d'operacions (l'obligació d'informació existeix des de l'exercici 2023)
- Model 720 / 721 si aplica
1.4 Auditar les dades fiscals al teu sistema
Abans de començar, convé revisar que la fitxa de cada client té dades al dia: domicili fiscal, estat civil, descendents a càrrec, IBAN per a devolució o pagament. Un error en qualsevol d'aquests camps pot invalidar la presentació o retardar la devolució mesos.
Fase 2 — Execució (abril a juny)
Un cop arrenca la campanya, l'equip entra en mode producció. Aquí el que marca la diferència és la disciplina operativa, no la velocitat puntual.
2.1 Sistema de priorització per urgència
No tots els expedients tenen el mateix risc. Una classificació útil de tres nivells:
- P0 — Urgent (resoldre en menys de 7 dies): clients amb quota a pagar elevada (millor presentar aviat per domiciliar), clients que reclamen estat del tràmit, casos amb incidència prèvia amb l'AEAT.
- P1 — Important (resoldre en 7-15 dies): documentació completa, perfil de complexitat mitjana, sense urgència específica del client.
- P2 — Estàndard (resoldre en 15-30 dies): rendes del treball simples, devolució esperable, documentació disponible.
La regla operativa: a l'abril es treballen P0 i P1 abundants. A partir de l'1 de juny es prioritzen exclusivament els expedients pendents amb quota a pagar (els de devolució es poden presentar fins al 30 de juny sense recàrrec).
2.2 Les consultes que es repeteixen cada any
Una bona part del temps de l'equip es gasta responent les mateixes preguntes. Tenir una base de respostes estàndard preparada redueix aquesta càrrega:
- Quan rebré la meva devolució? El termini legal AEAT és de 6 mesos des del fi de campanya, tot i que a la pràctica les devolucions simples arriben en 1-3 mesos.
- Puc deduir les despeses de teletreball? Només despeses específiques justificables (no és una deducció genèrica).
- He de declarar criptoactius? Sí, hi ha obligació informativa des de 2023. Les vendes amb benefici tributen com a guany patrimonial.
- Què passa si no presento en termini? Recàrrec de l'1 % per cada mes de retard (fins a 12 mesos), després s'aplica sanció.
- Puc ajornar el pagament? Sí, fins a 30.000 € es pot sol·licitar ajornament sense garanties. El 60 % es pot fraccionar sense interessos en dos pagaments (juny i novembre).
2.3 Comunicació proactiva durant la campanya
Els clients que reben una actualització setmanal de l'estat del seu expedient (encara que sigui automàtica) truquen significativament menys per preguntar. És un dels processos amb major impacte en l'eficiència de l'equip: una configuració breu i els clients deixen d'interrompre el gestor amb preguntes d'estat.
2.4 Validació abans de presentar
Cada presentació hauria de passar per una checklist mínima:
- IBAN correcte (per a devolució o pagament)
- Dades personals actualitzades
- Caselles crítiques revisades (deduccions autonòmiques, mínim per descendents, habitatge)
- Domiciliació gestionada abans del 25 de juny si hi ha quota
- Justificant signat pel client o validació electrònica
Fase 3 — Tancament (juliol en endavant)
Tres accions que no són urgents però marquen diferència en el resultat anual de la gestoria.
3.1 Arxiu i conservació
La normativa obliga a conservar la documentació fiscal durant 4 anys des del dia següent al fi del termini de presentació. A la pràctica, arxivar digitalment tot expedient tancat (declaració presentada, justificants, comunicacions amb el client) és l'única forma realista de complir.
Un sistema de gestió documental que automatitzi aquesta classificació en tancar l'expedient estalvia setmanes de treball d'arxiu al final de l'estiu.
3.2 Revisió interna d'errors i millores
A la primera quinzena de juliol, abans que l'equip es desconnecti, convé fer una retrospectiva curta:
- Quantes declaracions es van presentar fora de termini (encara que fos un dia)?
- Quin tipus d'errors es van repetir i per què?
- Quins clients van generar més fricció i com es podria prevenir l'any següent?
- Quins processos es van fer a mà que es podrien automatitzar per al 2027?
3.3 Comunicació de tancament al client
Un correu breu confirmant que l'expedient està tancat, l'estat de la devolució o pagament, i agraïnt la col·laboració tanca el cicle. És una de les comunicacions amb major impacte en la percepció de servei i s'aprofita habitualment per detectar oportunitats d'upsell (planificació fiscal, successions, declaracions de l'any següent).
Els 5 errors que solen acabar en sanció
Per experiència del sector, aquests són els errors més freqüents:
- Oblidar declarar rendes a l'estranger (comptes bancaris, plans de pensions, lloguers) quan supera els llindars dels models 720 / 721.
- No declarar operacions amb criptoactius, fins i tot pèrdues. L'obligació informativa és independent del resultat.
- Aplicar deduccions autonòmiques sense justificant. Cada Comunitat Autònoma té el seu propi règim i són les que més s'inspeccionen.
- Confondre mínim per descendents amb deducció per família nombrosa. Són figures distintes i s'apliquen en caselles distintes.
- Presentar sense domiciliació quan hi ha quota a pagar. Si passa el 25 de juny sense domiciliar, cal ingressar manualment abans del 30 de juny o es considera fora de termini.
Cadascun d'aquests errors és esmenable mitjançant declaració complementària, però implica almenys un recàrrec de l'1 % mensual i, en casos detectats per l'AEAT en inspecció, sancions del 50 % al 150 % de la quota.
El factor invisible: el que es perd per processos manuals
Els terminis AEAT són inflexibles. La qualitat tècnica de l'equip és alta. El que sol fallar en una campanya són els processos intermedis: la recopilació de documentació, les respostes a consultes repetitives, l'actualització de l'estat de l'expedient al client, l'arxiu posterior.
Aquestes tasques no requereixen coneixement fiscal, però consumeixen una part significativa del temps de l'equip durant els 90 dies més crítics de l'any. És exactament on l'automatització aporta un retorn clar.
XERA és la capa d'IA operativa que es connecta per sobre del programari fiscal que ja fas servir (A3, Sage, Holded), sense migrar res, i automatitza precisament aquests processos: recopilació de documentació, respostes a clients 24/7, seguiment d'expedients i arxiu automàtic.
Si la teva gestoria va a entrar en una altra campanya de Renda sense haver revisat aquests processos, val la pena almenys calcular el cost real de fer-ho tot a mà un any més.
→ Sol·licita una demo de 30 minuts i et mostrem quines parts de la campanya es poden automatitzar abans d'abril de 2027.
Articles relacionats
IA en acción
¿Quieres ver XERA en acción?
Habla directamente con XERA y descubre cómo puede automatizar las tareas repetitivas de tu negocio.
Respuesta en <30s · Sin compromiso · 24/7
¿Lo prefieres con día y hora cerrados?
Reserva una videollamada de 30 minEliges hueco y te llega la invitación al momento