Documentació per a la Renda 2026: què demanar a cada client i com ordenar la recopilació a la teva gestoria

El coll d'ampolla real de la campanya de la Renda 2026

Pregunta a qualsevol gestor quina part de la campanya de la Renda li consumeix més temps. És habitual que la resposta sigui: perseguir documentació. No l'elaboració de les declaracions, sinó els dies (o setmanes) previs en els quals cal recordar a 200 clients que enviïn el seu certificat de retencions, les factures de despeses deduïbles, el justificant del préstec hipotecari o el model 100 de l'any anterior.

En una campanya de la Renda, aquesta tasca pot ocupar un gestor bona part de la setmana: trucades, correus de recordatori, WhatsApps, seguiment. Cada despatx pot mesurar quant li costa amb les seves pròpies dades; el termini de la campanya de 2026 va ser d'unes 12 setmanes.

En aquest article t'expliquem quina documentació es demana a la campanya de la Renda de 2026 (la declaració de l'exercici 2025, que es va presentar del 8 d'abril al 30 de juny de 2026), com organitzar-la per tipus de client i com ordenar aquesta fase per reduir la persecució documental.

Documentació bàsica que necessita cada client a la Renda 2026

La documentació varia segons el perfil del contribuent, però existeix un nucli comú que aplica a gairebé tots els clients d'una gestoria:

Assalariats i pensionistes

• Certificat de retencions de l'empleador (l'empresa l'ha de posar a la teva disposició abans que s'obri el termini, art. 108.3 del Reglament de l'IRPF; no és el model 190, que és el resum anual que l'empresa presenta a l'AEAT)
• Certificat de prestacions d'atur o pensió (SEPE o Seguretat Social)
• Certificats de comptes bancaris amb interessos
• Dades de l'immoble habitual (referència cadastral)

Autònoms (estimació directa o mòduls)

• Autònoms en estimació directa: llibres registre d'ingressos i despeses (i de béns d'inversió)
• Autònoms en mòduls: factures emeses i rebudes, ordenades i agrupades per trimestres, i el llibre de béns d'inversió només si dedueixen amortitzacions
• Factures de despeses deduïbles (subministraments, lloguer del local)
• Quotes d'autònoms abonades a la Seguretat Social
• Models 130 o 131 presentats durant 2025, si estava obligat a presentar-los
• Amortitzacions de béns d'inversió

Propietaris amb lloguers

• Contractes d'arrendament vigents
• Justificants d'ingressos per lloguer
• Despeses de l'immoble: IBI, comunitat, reparacions, assegurances
• Interessos d'hipoteca de l'immoble llogat (si aplica)

Contribuents amb hipoteca sobre l'habitatge habitual adquirit abans del 2013 (només si ja vas aplicar la deducció abans del 2013)

• Certificat del banc amb capital amortitzat i interessos pagats el 2025
• Justificant de l'assegurança de vida, només si és condició del préstec hipotecari. Base màxima deduïble: 9.040 euros anuals

Inversors

• Certificats de rendibilitat de fons d'inversió
• Extractes d'operacions en borsa o broker
• Dades de compravenda d'immobles o participacions

El problema de la comunicació dispersa

El model tradicional implica que cada client té el seu propi canal de comunicació: uns manden la documentació per email, d'altres per WhatsApp, alguns la porten en persona i d'altres la pugen a una carpeta de Dropbox de la qual només ells recorden l'enllaç. El resultat és que el gestor actua com a carter digital: recollint, classificant i buscant manualment cada document.

Aquest caos té conseqüències directes en el negoci:

• Errors i oblits: documents que es perden o no es detecten a temps.
• Retards: declaracions que es presenten tard perquè falta un certificat.
• Saturació de l'equip: els gestors responen les mateixes preguntes una vegada i una altra.
• Experiència de client deficient: el client tampoc sap què falta ni què fer.

Com les gestories modernes automatitzen la recollida documental

Una eina d'IA operativa com XERA pot ajudar a ordenar aquesta fase: diu al despatx a qui li falta què i a qui avisar, i les persones del despatx decideixen i envien. A la pràctica:

1. Recordatoris personalitzats, aprovats per una persona

XERA prepara missatges personalitzats per a cada client indicant exactament quins documents li falten lliurar, i una persona del despatx els aprova abans d'enviar-los. El missatge adapta el llistat al perfil del contribuent: no li demana el llibre de factures a un assalariat, ni el certificat de retencions a un autònom que no ha treballat per compte aliena.

2. Seguiment de l'estat documental per client

El despatx pot tenir a mà quins documents ha lliurat cada client i quins estan pendents, sense haver de buscar en carpetes, emails o WhatsApp.

Checklist: documentació mínima per perfil (campanya de 2026: fins al 30 de juny, o fins al 25 de juny si el pagament es domiciliava)

• ✅ Assalariat: certificat de retencions + dades bancàries + referència cadastral
• ✅ Autònom: llibres registre o factures segons el seu règim + quotes SS + models 130/131, si els va presentar
• ✅ Propietari arrendador: contractes + ingressos + despeses + IBI
• ✅ Amb hipoteca pre-2013: certificat bancari + assegurança de vida (només si és condició del préstec)
• ✅ Inversor: certificats de rendibilitat + extractes d'operacions

Conclusió: preparar la recopilació abans de la campanya

Tenir clar quina documentació demana cada perfil i qui s'encarrega de reclamar-la, abans que comenci la campanya, evita improvisar quan arriba el volum. La campanya de 2026 ja ha acabat: el que n'aprenguis serveix per ordenar la de la Renda següent.

👉 Escriu-nos i veiem com encaixaria XERA en el seguiment documental de la teva gestoria.