La campanya de la Renda en una gestoria: què es repeteix i què pot preparar XERA

Cada any, entre abril i juny, les gestories viuen el mateix ritme: documentació que no arriba a temps, el telèfon que no para i l'equip saturat.

Aquest article no promet xifres: descriu què es repeteix en una campanya de la Renda i en què pot ajudar XERA al despatx, sense substituir el gestor.

El problema real en campanya de renda

Si gestioneu moltes declaracions d'IRPF, probablement reconeixeu aquest patró:

• Una part important dels clients no manda els documents en el termini acordat
• El vostre equip dedica bona part del dia a trucar i a enviar recordatoris
• Les consultes bàsiques saturen el telèfon
• Els pics de feina del dilluns saturen l'equip

El volum d'una campanya

En els tres mesos de campanya, cada client actiu genera diverses interaccions entre emails, trucades i missatges, i la major part són variacions de les mateixes preguntes. Cada despatx pot mesurar el seu propi volum i el temps que li costa contestar: és el compte que cal fer amb les vostres dades, no amb les d'un altre.

Les onze preguntes que es repeteixen en tota campanya

Gairebé tot el soroll d'una campanya de Renda cap en aquesta llista. Són les consultes que es repeteixen i que convé tenir contestades de manera uniforme:

• Quan comença el termini per presentar la renda?
• Quan em toca la cita?
• Quins documents he de portar?
• Necessito el certificat del banc o el recolliu vosaltres?
• Ja heu rebut la meva documentació?
• M'heu enviat l'esborrany?
• Puc modificar l'esborrany jo sol?
• Puc deduir-me l'assegurança mèdica?
• Quan estarà llesta la meva declaració?
• Em surt a pagar o a retornar, i què passa si surt a pagar?
• Quan em retornen?

En què pot ajudar XERA en la campanya

1. Quina documentació falta, i a qui avisar

XERA ajuda el despatx a veure quins expedients tenen documentació pendent i a qui avisar. El missatge al client, per WhatsApp o email, el revisa i l'envia una persona de l'equip.

Una llista senzilla com aquesta permet veure què ha lliurat cada client i què falta:

• Certificat de retencions — rebut
• Extracte bancari — rebut
• Factures de despeses deduïbles — rebut
• Certificat hipotecari — falta

2. Un estat de l'expedient concret

La llista de documents que es demana a cada client hauria d'adaptar-se al seu perfil fiscal. No és el mateix un assalariat que un autònom o algú amb inversions, i demanar documentació que no aplica és la manera més ràpida que el client deixi de llegir els missatges.

Quan el despatx contesta sobre l'estat de l'expedient, convé fer-ho amb informació concreta en lloc de fórmules buides:

• Estem pendents de rebre el certificat de retencions de la teva empresa.
• La teva declaració és en revisió.
• La teva declaració està signada i enviada.

3. Passar al gestor allò que requereix criteri

És la resposta a l'objecció de sempre: i si la IA s'equivoca en alguna cosa important? Quan la consulta requereix criteri professional — una situació fiscal complexa, una decisió de planificació, una discrepància amb Hisenda — XERA no improvisa: passa el cas al gestor amb el context ja resumit. El gestor entra sabent de què es tracta, sense rellegir el fil sencer.

Com calcular si us compensa

El compte es fa en una línia, amb les dades que ja teniu:

Consultes repetitives per setmana × minuts d'atenció mitjana × setmanes de campanya = temps recuperable.

Aquest resultat, comparat amb el cost hora del vostre equip i amb la quota mensual de l'eina, dona la resposta sense necessitat de creure's cap promesa.

Com encaixaria XERA a la campanya de la vostra gestoria?

Si voleu veure com encaixaria XERA al vostre despatx, ho veiem sobre el vostre cas. Escriviu-nos.