CRM para abogados: qué es, qué tiene que hacer y cómo elegirlo

Cómo está hecho este artículo. Es una guía, no una comparativa: no ordenamos productos ni damos precios de terceros, que cambian. Las obligaciones que citamos salen del Estatuto General de la Abogacía Española (Real Decreto 135/2021) y del Reglamento General de Protección de Datos, en su texto de boe.es leído el 2 de octubre de 2026. Es información, no asesoramiento jurídico. Proxera vende XERA, un asistente de IA para despachos: lo decimos para que lo tengas en cuenta al leer.

Qué es un CRM para abogados

Un CRM para abogados es el programa donde el despacho registra a cada persona que le contacta y lo que pasa con ella: por dónde llegó, qué consultó, si se le envió la hoja de encargo, si la firmó y cuándo hay que volver a hablar con ella. Su objeto es la relación con el cliente, antes, durante y después del asunto. El expediente, los plazos procesales y los escritos los lleva otro programa: el de gestión del despacho.

CRM y programa de gestión del despacho: en qué se diferencian

Hay programas de gestión con módulo de clientes y CRM con algo parecido a expedientes. La frontera no la marca el nombre del producto, sino la pregunta a la que responde. Si lo que buscáis es el programa de expedientes, plazos y documentos, lo tratamos aparte en qué tiene que resolver un software de gestión para despachos.

Qué tiene que hacer un CRM en un despacho

Un CRM genérico sigue oportunidades de venta. En un despacho, el camino de una consulta pasa por obligaciones que fija el Estatuto General de la Abogacía, y el CRM tiene que dejar rastro de cada una.

1. Recoger la primera consulta, entre por donde entre

Teléfono, formulario de la web, correo, WhatsApp o una recomendación. Si cada canal acaba en un sitio distinto, la consulta que entró el viernes por la tarde no la ve nadie el lunes. Lo mínimo es una ficha por persona con el canal, la fecha, el área (laboral, familia, mercantil…) y quién del despacho la lleva.

2. Ayudar a comprobar el conflicto de intereses antes de aceptar

El artículo 51 del Estatuto obliga a no defender intereses en conflicto con los del cliente y a abstenerse de actuar para un nuevo cliente cuando haya riesgo de vulnerar el secreto profesional respecto a lo que contó un antiguo cliente (art. 51.4). Para comprobarlo hace falta buscar en un solo sitio a clientes, antiguos clientes y partes contrarias. Un CRM que solo guarda «clientes» no guarda a la parte contraria: preguntad si se puede registrar y buscar.

3. Llevar la hoja de encargo

Antes de empezar, el abogado tiene que informar al cliente de lo que dice el artículo 48, «preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo» (art. 27). Esa información incluye los honorarios y costes y las consecuencias que puede tener una condena en costas (art. 48.4). El CRM no redacta la hoja, pero sí tiene que dejar a la vista de todo el despacho en qué estado está: preparada, enviada o firmada.

4. Hacer los dos seguimientos

Son distintos y conviene no mezclarlos:

• El de quien todavía no es cliente: presupuesto enviado y sin respuesta, quién vuelve a llamar y cuándo.
• El de quien ya lo es: el artículo 48.5 obliga a informar al cliente del estado de su asunto. El CRM registra qué se le dijo y cuándo; el estado procesal sale del programa de gestión. Por eso conviene que los dos programas se hablen.

5. No perder a los antiguos clientes

Cuando un asunto se cierra, la ficha sigue: en qué área se le atendió y cuándo. Si queréis volver a escribirle con fines comerciales, eso tiene sus propias reglas de protección de datos y de comunicaciones comerciales: que el CRM guarde qué ha consentido cada persona.

Tres caminos: CRM generalista, CRM para despachos o el módulo de vuestro programa

No hay un orden de mejor a peor. Depende de cómo trabaja el despacho.

Qué preguntar antes de elegir

1. ¿Quién lo va a rellenar, y cuándo? Un CRM vacío no sirve de nada. Decidid quién apunta cada consulta y en qué momento antes de mirar productos.
2. ¿Quién del proveedor puede ver vuestros datos? El secreto profesional cubre «todos los hechos, comunicaciones, datos, informaciones, documentos y propuestas» del ejercicio (art. 22.1), y el abogado tiene que hacerlo respetar también a quienes cooperen con él en su actividad profesional (art. 22.4). Preguntad quién del proveedor accede a la información y en qué casos.
3. ¿Hay contrato de encargado del tratamiento? El proveedor trata datos por cuenta del despacho, y eso exige un contrato que fije el objeto, la duración, la finalidad, el tipo de datos y las obligaciones y derechos del despacho (art. 28.3 del RGPD). Además, no puede recurrir a otro encargado sin autorización previa por escrito del despacho (art. 28.2): pedid la lista de subencargados.
4. ¿Dónde se alojan los datos? Si se envían a un «tercer país», como lo llama el RGPD, se aplican las reglas de transferencias internacionales de su capítulo V (art. 44 y siguientes). Preguntad el país del alojamiento y el de cada subencargado.
5. ¿Se conecta con lo que ya usáis? Correo, calendario, programa de gestión, firma electrónica. Preguntad si tiene API: sin ella, cada dato se copia a mano.
6. ¿Se pueden sacar los datos? Exportación completa, en un formato que se pueda abrir con otro programa, por si un día cambiáis.
7. ¿Registra a la parte contraria y se puede buscar? Es lo que necesitáis para el conflicto de intereses.
8. ¿Graba llamadas? Si lo hace, el Estatuto solo permite grabar las conversaciones del abogado con clientes, contrarios o sus abogados «con la previa advertencia y conformidad de todos los intervinientes» (art. 22.3).

Dónde entra la IA, y dónde no

Un CRM guarda y ordena, pero alguien tiene que apuntar y contestar. Ahí es donde la IA ayuda: leer lo que entra, resumirlo, preparar la ficha y el borrador. Lo que no hace es decidir si hay conflicto de intereses, aceptar un encargo ni asesorar. Eso es del abogado.

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XERA, nuestro asistente para despachos, lee las notificaciones judiciales que os llegan al correo, las resume y avisa del plazo (no sustituye vuestro control de plazos); busca documentos en el correo y, si vuestra herramienta de archivos tiene API, también en ella; contesta por WhatsApp las consultas repetitivas de los clientes y pasa a una persona lo que es asesoramiento; y prepara borradores de cartas de encargo y comunicaciones con los datos del expediente. Las acciones críticas, como enviar un escrito o notificar al cliente, necesitan el OK del abogado. Con cada cliente firmamos el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD.

XERA no sustituye al CRM. Si vuestro CRM o vuestra herramienta tiene API, lo conectamos. Lo que hace en un despacho, en detalle: XERA para despachos de abogados. Cómo se contestan y se siguen las consultas con IA: cómo usan la IA los despachos para no perder clientes. Y lo que cuesta: planes y precios de XERA.

Preguntas frecuentes

¿Un CRM para abogados sustituye al programa de gestión del despacho?

No. El CRM lleva la relación con la persona, desde la primera consulta. El programa de gestión lleva el expediente: actuaciones, plazos y documentos. Pueden convivir y, mejor, conectarse.

¿Un despacho pequeño necesita un CRM?

Necesita un sitio único donde quede cada consulta, el estado de la hoja de encargo y el próximo contacto, y donde se pueda buscar a las partes contrarias. Si una herramienta que ya usáis cumple eso con las garantías de datos de la lista de arriba, puede bastar para empezar.

¿El proveedor del CRM puede ver los datos de nuestros clientes?

Depende del proveedor y de lo que firméis. El contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD) fija para qué puede tratar los datos y con qué otros encargados. Pedidlo antes de meter un solo dato.

¿Un CRM avisa de los plazos procesales?

Un CRM puede recordar tareas con fecha, pero el plazo procesal nace de una notificación y pertenece al expediente. Lo lógico es que lo lleve el programa de gestión, o un asistente que lea las notificaciones, y que el CRM solo refleje lo que afecta a la relación con el cliente.

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Textos legales consultados en boe.es el 2 de octubre de 2026: Estatuto General de la Abogacía Española, texto consolidado y Reglamento (UE) 2016/679, RGPD.