CRM para despachos profesionales: asesorías y gestorías

Un CRM para un despacho profesional es el sitio donde vive la ficha de cada cliente: quién es, quién lo lleva en el despacho, qué se le ha pedido y no ha llegado, qué se le ha avisado y cuándo. En una asesoría o una gestoría casi no sirve para vender, que es para lo que está pensado un CRM comercial. Sirve para que nada dependa de la memoria de un técnico ni del WhatsApp de su móvil. Y si el despacho asesora en materia fiscal o lleva contabilidades, además tiene que guardar la identificación del cliente que pide la ley de prevención del blanqueo.

Cómo está hecho este artículo. Es una guía, no una comparativa: no ordenamos productos ni damos precios de terceros, que cambian. Las obligaciones que citamos salen de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales (texto consolidado del BOE, última actualización publicada el 30 de septiembre de 2026), y del Reglamento General de Protección de Datos, ambos leídos en boe.es el 13 de noviembre de 2026. Es información, no asesoramiento jurídico. Proxera hace XERA, un asistente de IA para despachos: lo decimos para que lo tengas en cuenta al leer.

¿Qué es un despacho profesional, a efectos de un CRM?

En España se llama así a las asesorías fiscales y contables, las gestorías, los despachos de abogados y los multidisciplinares que juntan varias cosas. Lo que tienen en común: venden horas de criterio profesional a una cartera de clientes que se queda años, no un producto a quien pasa por la tienda.

Eso cambia lo que se le pide al CRM. Un CRM comercial está hecho para mover una oportunidad por un embudo hasta que se gana o se pierde. En un despacho el cliente ya está ganado el primer día, y lo que importa es lo que pasa después: los papeles de cada trimestre, los avisos de plazo, las dudas que entran por cuatro canales distintos.

Si tu despacho es de abogados, las obligaciones son otras (secreto profesional, conflicto de intereses, hoja de encargo) y las tienes en nuestra guía de CRM para abogados. Este artículo va de asesorías, gestorías y multidisciplinares.

CRM, programa de gestión y programa fiscal: quién hace qué

Conviene separarlas, porque es fácil creer que ya se tiene CRM cuando lo que se tiene es la ficha fiscal.

Herramienta	De qué se ocupa	Qué no es lo suyo
Programa fiscal y contable	La contabilidad de cada cliente y los modelos de la Agencia Tributaria	Pedir papeles, avisar al cliente, registrar una consulta
Programa de gestión del despacho	Expedientes, horas, facturación del despacho	Seguir la conversación con el cliente fuera del expediente
CRM	La ficha del cliente y todo lo que pasa con él: consultas, peticiones, avisos, quién lo lleva	Presentar modelos o llevar la contabilidad

Cada una cubre una parte. En programa para gestoría: las cinco piezas lo contamos pieza a pieza; el CRM es la quinta, la relación con el cliente, que es la única que ninguna norma obliga a tener en un programa y por eso suele acabar repartida entre el correo, el WhatsApp de cada técnico y una hoja de cálculo.

¿Qué tiene que llevar la ficha de cada cliente?

Hay datos que el despacho necesita para trabajar y otros que la ley le obliga a tener. La Ley 10/2010 incluye entre los obligados, en su artículo 2.1.m, a «los auditores de cuentas, contables externos, asesores fiscales» y a quien preste asesoramiento fiscal como actividad principal. Si tu despacho está ahí, la ficha del cliente es también el sitio donde se demuestra que se ha cumplido.

Qué guardar	Por qué	De dónde sale
Identificación del cliente con documento fehaciente	Hay que comprobarla «con carácter previo al establecimiento de la relación de negocios»	Ley 10/2010, art. 3
Titular real, si el cliente es una sociedad	Hay que identificar a quien posea o controle más del 25 % del capital o de los derechos de voto, o la controle por otros medios	Ley 10/2010, art. 4
Datos al día durante toda la relación	La ley pide «seguimiento continuo» y que los datos «estén actualizados»	Ley 10/2010, art. 6
Fecha de baja del cliente	Las copias de la diligencia debida se conservan diez años «desde la terminación de la relación de negocios», y tras ese periodo se eliminan	Ley 10/2010, art. 25.1
Quién lleva al cliente en el despacho	Que cualquier compañero sepa a quién preguntar	Organización interna
Qué se le ha pedido y qué falta	Que nadie tenga que reconstruirlo leyendo correos	Organización interna

La identificación con documento fehaciente se pide a todos los clientes. Lo que no es igual para todos es el detalle con que se comprueba el titular real y se hace el seguimiento: el artículo 7 deja que el despacho gradúe esas medidas según el riesgo y lo recoja en su política de admisión de clientes. Eso lo decide el despacho, no el CRM. Lo que sí tiene que hacer el CRM es tener dónde guardarlo y que se encuentre.

Los cuatro momentos que un CRM de despacho tiene que cubrir

1. Llega una consulta

Entra por teléfono, correo, WhatsApp o el formulario de la web. Si cada canal termina en un sitio distinto, la consulta de un cliente potencial de un viernes se pierde el lunes. Lo mínimo: que todas acaben en la misma lista, con quién la atiende y qué se le contestó.

2. Se da de alta el cliente

Aquí se piden los documentos de identificación y, si es una sociedad, los del titular real. Es el momento en que la ficha tiene que quedar completa, porque la ley pide la comprobación antes de empezar a trabajar, no después. En el alta digital de clientes en una gestoría contamos cómo se ordena ese primer paso.

Si esto es lo tuyo: Lo que hace Xera por tu negocio →

3. El día a día

Es donde se va el tiempo: pedir la documentación del trimestre y volver a pedirla, avisar a cada cliente de lo que le toca, contestar «¿se presentó ya?». Un CRM útil deja ver, al empezar el día, qué está pendiente y de quién, sin abrir el correo de nadie. Cuando esto falla, el cliente lo nota en los plazos; lo contamos en por qué las gestorías pierden clientes con los vencimientos.

4. El cliente se va

La relación termina, pero la documentación de identificación sigue diez años. Pasados cinco desde el final de la relación, la ley dice que solo pueden acceder a ella los órganos de control interno del despacho y, en su caso, quien lleve su defensa legal (art. 25.1). Un CRM que no distingue un cliente activo de uno dado de baja no ayuda a cumplir ninguna de las dos cosas.

¿Qué tipo de CRM encaja en una asesoría o gestoría?

Camino	A favor	En contra
CRM generalista	Flexible y conocido	Pensado para vender: hay que adaptarlo para guardar identificación, titular real y fechas de baja
CRM pensado para despachos	Ya trae la ficha de cliente de despacho	Puede no hablar con vuestro programa fiscal
Módulo de CRM del programa de gestión	Los datos ya están dentro	Suele quedarse en la ficha y no cubre los canales por donde escriben los clientes

No hay uno mejor para todos. Lo que decide es qué usáis ya y si se puede conectar con lo nuevo.

Qué preguntar antes de elegir

¿Podemos guardar la identificación y el titular real, y encontrarlos después? Si el despacho es sujeto obligado, es lo primero que se buscará en una revisión.
¿Distingue clientes activos de dados de baja, con su fecha? Sin esa fecha no hay forma de saber cuándo vencen los diez años.
¿Se pueden restringir los accesos por persona? Para cumplir lo de que, pasados cinco años, solo acceda el control interno.
¿Cómo guarda las copias de los documentos de identidad? La ley pide soportes que garanticen «su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización» (art. 25.2). Una carpeta compartida donde cualquiera puede borrar no lo cumple.
¿Firma el proveedor el contrato de encargado del tratamiento? El artículo 28.3 del RGPD exige un contrato que fije, entre otras cosas, que el encargado tratará los datos «únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable».
¿Se conecta con nuestro programa fiscal? Pregunta si los dos tienen API, es decir, si un programa puede leer y escribir en el otro de forma ordenada. Si no, alguien copiará datos a mano.
¿Qué pasa con nuestros datos si nos vamos? Que se puedan exportar enteros, porque la obligación de conservar no se acaba cuando cambias de proveedor.

¿Dónde entra la IA?

Un CRM guarda y ordena, pero alguien tiene que apuntar, pedir y contestar. Ahí es donde una IA quita trabajo: leer lo que entra, decir qué falta de cada cliente y preparar el mensaje. Lo que no hace es decidir el nivel de riesgo de un cliente ni asesorar. Eso es del despacho.

Aquí es donde trabaja XERA, que es nuestro producto. No sustituye al programa fiscal ni presenta modelos: trabaja por encima del que ya usa el despacho. Si ese programa tiene API, XERA se conecta a él; si no la tiene, se estudia con vosotros y se os dice si es viable. XERA dice a quién avisar y prepara el trabajo; enviar un mensaje a un cliente lo aprueba una persona del despacho. Con cada cliente firmamos el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD.

Los planes y lo que cuesta cada uno están en los precios de XERA.

Preguntas frecuentes

¿Un despacho pequeño necesita un CRM?

Necesita tener en un solo sitio la ficha de cada cliente y lo que está pendiente. Si hoy eso está en la cabeza de una persona, el día que esa persona falta, falta también la información. Puede ser un CRM o el módulo del programa que ya tenéis; lo que no funciona es repartirlo entre correos.

¿El programa fiscal ya hace de CRM?

Guarda los datos fiscales del cliente, que no es lo mismo. Mira si además registra las consultas, las peticiones de documentación y quién lleva cada cliente. Si no, el CRM lo tenéis en el correo.

¿Un CRM sirve para cumplir la ley de prevención del blanqueo?

Sirve para guardar y encontrar lo que pide la ley: identificación, titular real, datos actualizados y fechas para la conservación. Cumplirla es del despacho: la política de admisión de clientes y el análisis de riesgo no los hace ningún programa.

¿Y si el despacho también tiene abogados?

Las obligaciones de los abogados son otras y dependen de la operación (el artículo 2.1.ñ de la Ley 10/2010 los incluye solo en ciertos casos). Para esa parte, tienes la guía de CRM para abogados.

Ver XERA para gestorías y asesorías

Si quieres verlo sobre tu despacho, escríbenos desde el formulario de contacto con qué programa usáis y dónde lleváis hoy la ficha de cada cliente. Te contestamos por correo y, si tiene sentido, te proponemos una llamada para verlo sobre vuestro caso.

CRM para despachos profesionales: qué tiene que llevar en una asesoría o gestoría