Programa para gestoría: las cinco piezas que usa un despacho y cuál te falta

No existe un único «programa para gestoría». Un despacho trabaja con cinco piezas: el programa fiscal y contable, el laboral, la facturación, las notificaciones de la Administración y la relación con el cliente (pedir papeles, avisar de plazos, contestar dudas). Las cuatro primeras dependen de la normativa, si el despacho lleva esa materia. La quinta no la exige nadie, y por eso es fácil que se siga haciendo a mano. Antes de buscar «el mejor programa», conviene saber cuál de las cinco te falta.

Somos parte interesada: hacemos XERA, que trabaja en la quinta pieza. Lo decimos aquí arriba y lo verás marcado más abajo. Las fechas y normas de este artículo salen del BOE y de la sede de la Agencia Tributaria, con el enlace y el día en que las leímos.

Las cinco piezas, de un vistazo

1. ¿Qué programa fiscal y contable necesita una gestoría?

Es el que casi todo el mundo tiene en la cabeza cuando busca «programa para gestoría». Lleva la contabilidad de cada cliente y prepara los modelos que se presentan a Hacienda: IVA, retenciones, Sociedades, renta.

Aquí la decisión pesa, porque cambiar de programa contable es una migración de datos de años. Lo que conviene preguntar: qué modelos cubre, con qué rapidez se adapta cuando la AEAT cambia un formulario y si tiene API, es decir, si otros programas pueden leer y escribir en él de forma ordenada. Esa última respuesta decide qué podrás conectar después.

2. ¿Y para la parte laboral?

Si la gestoría lleva nóminas, necesita un programa laboral que hable con la Seguridad Social. El canal es el Sistema RED, regulado por la Orden ESS/484/2013. La Orden ESS/214/2018 (BOE de 6 de marzo de 2018, leída el 3 de noviembre de 2026) amplió la obligación de usarlo: alcanza a las empresas del Régimen General sin importar cuántos trabajadores tengan, y a los autónomos.

En la práctica, eso significa que buena parte de los clientes de una gestoría están obligados a relacionarse con la Seguridad Social por esta vía, y que el despacho suele hacerlo en su nombre. La pregunta al proveedor es sencilla: cómo genera y envía los ficheros, y qué hay que hacer a mano.

3. ¿Qué tiene que ver Verifactu con el programa de la gestoría?

Verifactu es el nombre corriente del Reglamento de los sistemas informáticos de facturación, el Real Decreto 1007/2023. Según su texto consolidado en el BOE (última actualización, 3 de diciembre de 2025; leído el 3 de noviembre de 2026):

Afecta a dos cosas a la vez: a las facturas que emite la propia gestoría y a las que emiten sus clientes, que muchas veces preguntan al despacho qué programa usar. Lo que hay que pedir por escrito a cualquier proveedor: si su facturación ya cumple el reglamento o si depende del programa contable con el que se conecta. Si quieres el detalle técnico, lo tienes en nuestra guía de adaptación a Verifactu.

4. ¿Hace falta un programa para las notificaciones?

No es un programa que se compre, pero es una pieza que hay que tener cubierta. Las notificaciones electrónicas de la Administración General del Estado se ponen a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). La Agencia Tributaria explica en su sede (página actualizada el 19 de octubre de 2026, leída el 3 de noviembre de 2026) que sus notificaciones dejaron de estar en la antigua DEH a partir del 31 de diciembre de 2022 y que se consultan en su sede electrónica o en la DEHú.

Si esto es lo tuyo: Lo que hace Xera por tu negocio →

Para una gestoría con cientos de clientes, la pregunta no es dónde llegan, sino quién mira cada día que no ha llegado nada. Pregunta si tu programa las recoge y avisa, o si hay que entrar a mirar.

Un ejemplo de por qué importa: el BOE del 11 de septiembre de 2026 publicó 5.033 NIF revocados de una vez. Al afectado le llega la notificación; a su gestoría, no necesariamente. Lo contamos en qué pasa con un NIF revocado y cómo lo ve la gestoría.

5. La pieza que no exige nadie: la relación con el cliente

Aquí entra todo lo que no es un modelo ni una nómina:

• pedir la documentación del trimestre y volver a pedirla cuando no llega;
• avisar a cada cliente de lo que le toca y cuándo;
• contestar «¿se presentó el 303?» o «¿qué necesito para la renta?»;
• saber, al empezar el día, qué está pendiente y de quién.

Ninguna norma obliga a tener un programa para esto, y por eso suele quedarse repartido entre el correo, el WhatsApp de cada técnico y una hoja de cálculo. El programa fiscal está pensado para que el modelo salga bien; esta parte le queda al lado.

Aquí es donde trabaja XERA, que es nuestro producto. No sustituye al programa fiscal ni presenta modelos: trabaja por encima del que ya usa la gestoría. Si ese programa tiene API, XERA se conecta a él; si no la tiene, se estudia con vosotros y se os dice si es viable. XERA dice a quién avisar y prepara el trabajo; enviar un mensaje a un cliente lo aprueba una persona del despacho.

Los planes y lo que cuesta cada uno están en los precios de XERA.

Si quieres comparar XERA con otras opciones de este tipo, tienes las preguntas en software con IA para gestorías: qué comparar antes de elegir. Y si tu despacho trabaja con un ERP como Holded, en qué hace el ERP y qué añade XERA a su lado.

¿Por dónde empezar si vas a cambiar de programa?

1. Haz la lista de las cinco piezas y apunta qué usas hoy en cada una. Si en alguna pone «correo» o «Excel», ya sabes dónde está el trabajo a mano.
2. No cambies el programa fiscal para resolver la pieza 5. Son problemas distintos, y una migración contable mueve años de datos de todos tus clientes.
3. Mira las fechas de Verifactu de tus clientes: los que pagan Sociedades tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027.
4. Pregunta por la API de cada programa que tengas. Es lo que decide qué se puede conectar después y qué seguirá siendo copiar y pegar.
5. Pide todo por escrito: precio con fecha, qué incluye, permanencia y qué pasa con tus datos si te vas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor programa para una gestoría?
No hay uno: hay cinco piezas y cada despacho las cubre con herramientas distintas. El programa fiscal y contable es el que más pesa porque cambiarlo es una migración; elígelo por los modelos que cubre, cómo se actualiza y si tiene API.

¿Un solo programa puede hacerlo todo?
Si un proveedor te dice que sí, pídele que te enseñe las cinco piezas de la tabla de arriba, una por una, y fíjate sobre todo en la quinta: pedir papeles, avisar y contestar.

¿Cuándo tiene que estar adaptada a Verifactu la facturación?
Según el BOE, antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto.

¿XERA sustituye a mi programa de gestoría?
No. Trabaja por encima del que ya usas, se conecta a él si tiene API y no presenta modelos ni firma nada en tu nombre.

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