Onboarding Digital de Clients per a Gestories: Com Automatitzar-lo amb IA
Imagina això: un autònom et truca el dilluns al matí. Vol contractar la teva gestoria. Li demanes el DNI, l'alta a Hisenda, el model d'activitat... ell et diu que t'ho enviarà. Arriba el dimarts, el dimecres, i tu segueixes sense expedient, sense dades, sense poder fer res.
Això passa a la majoria de les gestories a Espanya. El onboarding de clients —el procés de donar d'alta un client nou— continua sent manual, lent i frustrant per als dos costats. Correus perduts, documents incomplets, trucades de seguiment, fulls d'Excel amb dades a mitges.
En aquest article t'expliquem com resoldre-ho de forma definitiva amb un sistema d'onboarding digital per a gestories, quins passos seguir, i com XERA ho fa possible en menys de 5 minuts.
El Problema de l'Alta Manual: Papers, Correus i Temps Perdut
L'alta manual d'un client en una gestoria típica implica:
- Enviar un correu amb una llista de documents necessaris
- Esperar que el client els reuneixi i els enviï (normalment en diversos correus separats)
- Descarregar els arxius, reanomenar-los, classificar-los en carpetes
- Introduir les dades manualment al programari de gestió
- Crear la fitxa de client, assignar un expedient, configurar alertes fiscals
- Enviar una benvinguda amb instruccions de com treballareu junts
Quant de temps ocupa tot això? Depenent del cas, cada alta nova pot consumir una hora o més. En una gestoria amb cartera de clients activa, el temps perdut en burocràcia d'alta s'acumula ràpidament.
I això sense comptar els errors. Dades incorrectes perquè el client les va escriure malament al correu. Documents que es queden a la safata d'entrada oblidats. Expedients creats a mitges perquè no va arribar tota la documentació.
El cost real de l'onboarding manual
El cost no és només econòmic. El temps que els gestors dediquen a processar altes manuals és temps que no es dedica a assessorament, creixement de cartera o millora del servei. El cost d'oportunitat és significatiu, tot i que difícil de mesurar.
Però el cost més difícil de mesurar és el de la primera impressió. Un client nou que ha d'enviar documents 3 vegades perquè els has perdut, que no rep una benvinguda professional, que no entén com funciona el procés... aquest client comença amb mal peu. I en serveis professionals, la primera impressió és difícil de recuperar.
Què és l'Onboarding Digital i Per Què el Necessites Ja
L'onboarding digital de clients és el procés de donar d'alta un client nou de forma completament automatitzada: el client completa un formulari intel·ligent, puja la seva documentació, i el sistema crea automàticament el seu expedient, valida les dades, genera els contractes i li envia la benvinguda. Tot sense intervenció manual del gestor.
No és ciència ficció. És el que ja estan fent les gestories més avançades a Espanya, i és el que XERA ofereix com a solució llesta per usar.
Els avantatges són clars:
- Velocitat: L'alta es completa en minuts, no en hores
- Professionalitat: El client rep una experiència moderna i coherent
- Sense errors: Les dades es validen automàticament abans d'entrar al sistema
- Disponibilitat 24/7: El client pot completar l'alta a les 11 de la nit si vol
- Documentació completa des de l'inici: El sistema no permet avançar sense els documents obligatoris
Com Funciona l'Onboarding Digital amb XERA
XERA és la plataforma d'IA de PROXERA per a gestories, assessories i despatxos professionals. Un dels seus mòduls més potents és precisament el sistema d'alta digital de clients. Així funciona pas a pas:
Pas 1: El client rep l'enllaç d'alta
Tan bon punt un client potencial confirma que vol treballar amb la teva gestoria, li envies (per WhatsApp, correu o fins i tot des del teu web) un enllaç personalitzat al formulari d'alta de XERA. No cal instal·lar res, no cal crear compte: és un formulari web optimitzat per a mòbil i ordinador.
El formulari recull exactament el que necessites: nom, NIF/NIE/CIF, règim fiscal, activitat econòmica, adreça, dades bancàries per a domiciliació, documents obligatoris (DNI, alta a Hisenda, etc.).
Pots personalitzar el formulari amb el logo i els colors del teu despatx. Per al client sembla que és una eina pròpia teva.
Pas 2: La IA valida i processa els documents
Quan el client puja la seva documentació, la IA de XERA la processa automàticament:
- Extreu les dades rellevants (NIF, nom, data d'alta en l'activitat...)
- Les creua amb les dades introduïdes al formulari per detectar inconsistències
- Verifica que els documents són llegibles i estan complets
- Si falta alguna cosa o hi ha un error, avisa el client en aquell moment perquè ho corregeixi
El resultat: quan l'expedient arriba al teu sistema, està complet i verificat. No cal revisar res manualment.
Pas 3: Creació automàtica de l'expedient
Amb les dades validades, XERA crea automàticament:
- La fitxa de client al teu sistema de gestió
- L'expedient amb tots els documents organitzats
- El calendari d'obligacions fiscals del client (IVA trimestral, IRPF, declaració de la renda...)
- El contracte de prestació de serveis, preomplert amb les dades del client
- Les alertes i recordatoris automàtics per a dates clau
Tot això passa en segons, sense que cap gestor hagi de fer res.
Pas 4: Benvinguda automatitzada i onboarding del client
El client rep automàticament un correu i un missatge de WhatsApp de benvinguda. No un correu genèric: un missatge personalitzat amb el seu nom, un resum del que heu contractat, les properes dates clau del seu calendari fiscal, i les instruccions de com us comunicareu d'ara endavant.
També rep accés al seu portal de client (si el tens activat), on pot veure l'estat de les seves gestions, pujar documents addicionals i consultar les seves factures.
Per al client, l'experiència és la d'una gestoria moderna i organitzada. Per a tu, és temps que has recuperat per fer el que realment importa.
Pas a Pas: Alta d'un Client Nou amb XERA
Anem a concretar-ho amb un exemple real. Imagina que la Marta, autònoma que acaba de començar la seva activitat com a traductora freelance, vol donar-se d'alta com a client teva.
- La Marta et truca i confirma que et vol contractar. Li envies per WhatsApp l'enllaç d'alta de XERA.
- Minuts després: La Marta completa el formulari des del seu mòbil mentre esmorza. Puja el seu DNI i l'alta a Hisenda. La IA ho verifica en segons.
- A l'instant: XERA crea l'expedient de la Marta automàticament. Tu reps una notificació: "Nova client donada d'alta: Marta Garcia - Traductora Freelance".
- En paral·lel: La Marta rep el seu correu de benvinguda amb el seu calendari fiscal: IVA del primer trimestre el 20 d'abril, estimació d'IRPF per al juliol, etc.
- Tot a punt: El gestor responsable té l'expedient complet, documents organitzats i dates al calendari. Llest per treballar.
Temps total: uns minuts, dels quals tu has invertit 0.
Exemple: un despatx d'autònoms i pimes tipus
Imagina un despatx de 4 gestors especialitzat en autònoms i pimes. Abans de XERA, el procés d'alta d'un client nou podia trigar una hora o més.
Amb XERA, un despatx tipus PODRIA obtenir resultats com:
- Clients donats d'alta amb un temps notablement reduït per alta
- Reducció molt significativa del temps dedicat al procés d'alta
- Sense expedients incomplets
- Alta valoració de l'experiència d'alta per part dels nous clients
"L'alta d'un client pot ser el pitjor moment del procés. Amb automatització, es pot fer en minuts i el client queda impressionat des del primer contacte." — escenari il·lustratiu.
Més informació a: Automatitzar la teva gestoria el 2026: guia pràctica per a despatxos.
Quant Costa Implementar l'Onboarding Digital amb XERA?
XERA té un model de preus transparent i sense sorpreses:
- Alta única d'implementació: 600€ — Configuració completa, personalització amb la teva marca, integració amb el teu programari actual, formació de l'equip i primer mes de suport prioritari.
- Quota mensual: 208€/mes — Mòdul d'onboarding digital, clients il·limitats, actualitzacions i suport. Compromís inicial: 3 mesos mínim.
El retorn és tangible des dels primers mesos: menys temps administratiu, expedients sense errors i capacitat de créixer sense augmentar càrrega de treball.
Consulta tots els detalls a la nostra pàgina de preus de XERA.
Preguntes Freqüents sobre l'Alta Digital de Clients
Què passa si el client no sap usar el formulari?
El formulari està optimitzat per a mòbil. La majoria de clients el completen en minuts des del seu smartphone. Per als clients que necessitin ajuda, pots completar-lo amb ells en consulta presencial o telefònica.
S'integra amb el meu programari de gestió actual?
XERA s'integra amb A3, ContaPlus, Sage, Wolters Kluwer, Holded i altres. Si fas servir un altre programari, l'equip d'implementació ho valora durant el procés d'alta.
Els documents que puja el client són segurs?
Sí. Tota la documentació es transmet i s'emmagatzema xifrada. XERA compleix amb el RGPD i les normatives de protecció de dades per a despatxos professionals a Espanya.
Puc personalitzar quins documents demano segons el tipus de client?
Sí. Pots configurar diferents fluxos segons el tipus de client: autònoms, societats, persones físiques, clients d'assessoria laboral o fiscal. Cada flux té els seus propis camps i documents obligatoris.
Quant triga la implementació?
5-7 dies laborables. Inclou configuració, integració amb el teu programari, formació de l'equip (2h) i proves de qualitat.
Llest per Modernitzar la teva Gestoria?
L'onboarding digital no és una opció de futur: és la diferència entre les gestories que creixen i les que es queden enrere. Amb XERA, ofereixes una experiència d'alta professional, ràpida i sense friccions des del primer dia. Sense canviar el teu programari actual, sense mesos d'implementació.
Sol·licita una demo gratuïta i t'ho mostrem en directe amb les dades de la teva gestoria.
→ Sol·licitar demo gratuïta de XERA per a Gestories
També et pot interessar:
IA en acción
¿Quieres ver XERA en acción?
Habla directamente con XERA y descubre cómo puede automatizar las tareas repetitivas de tu negocio.
Respuesta en <30s · Sin compromiso · 24/7
¿Lo prefieres con día y hora cerrados?
Reserva una videollamada de 30 minEliges hueco y te llega la invitación al momento
Contenido Relacionado
Automatizar tu Gestoría en 2026: Guía Práctica para Despachos Profesionales
Guía completa para automatizar tu gestoría o despacho profesional en 2026. Qué automatizar, por dónde empezar y cómo XERA lo hace posible sin cambiar tu software fiscal.
Checklist IRPF 2026 para Gestorías: Calendario, Documentación y Errores que Cuestan Sanciones
Checklist completo IRPF 2026 para gestorías. Todas las tareas pre-campaña, durante y post-campaña. Automatiza con XERA y evita el caos de abril-junio.