Onboarding Digital de Clients per a Gestories: Com Organitzar-lo amb IA
Imagina això: un autònom et truca el dilluns al matí. Vol contractar la teva gestoria. Li demanes el DNI, l'alta a Hisenda, el model d'activitat... ell et diu que t'ho enviarà. Arriba el dimarts, el dimecres, i tu segueixes sense expedient, sense dades, sense poder fer res.
Això passa sovint a les gestories. El onboarding de clients —el procés de donar d'alta un client nou— continua sent manual, lent i frustrant per als dos costats. Correus perduts, documents incomplets, trucades de seguiment, fulls d'Excel amb dades a mitges.
En aquest article expliquem què és un onboarding digital per a gestories i quins passos té.
El Problema de l'Alta Manual: Papers, Correus i Temps Perdut
L'alta manual d'un client en una gestoria típica implica:
- Enviar un correu amb una llista de documents necessaris
- Esperar que el client els reuneixi i els enviï (normalment en diversos correus separats)
- Descarregar els arxius, reanomenar-los, classificar-los en carpetes
- Introduir les dades manualment al programari de gestió
- Crear la fitxa de client, assignar un expedient, configurar alertes fiscals
- Enviar una benvinguda amb instruccions de com treballareu junts
Quant de temps ocupa tot això? Depenent del cas, cada alta nova pot consumir un temps considerable. En una gestoria amb cartera de clients activa, el temps perdut en burocràcia d'alta s'acumula ràpidament.
I això sense comptar els errors. Dades incorrectes perquè el client les va escriure malament al correu. Documents que es queden a la safata d'entrada oblidats. Expedients creats a mitges perquè no va arribar tota la documentació.
El cost real de l'onboarding manual
El cost no és només econòmic. El temps que els gestors dediquen a processar altes manuals és temps que no es dedica a assessorament, creixement de cartera o millora del servei. El cost d'oportunitat és significatiu, tot i que difícil de mesurar.
Però el cost més difícil de mesurar és el de la primera impressió. Un client nou que ha d'enviar documents 3 vegades perquè els has perdut, que no rep una benvinguda professional, que no entén com funciona el procés... aquest client comença amb mal peu. I en serveis professionals, la primera impressió és difícil de recuperar.
Què és l'Onboarding Digital
L'onboarding digital de clients és el procés de donar d'alta un client nou amb un formulari i una pujada de documents, en lloc de correus i trucades soltes: el client completa el formulari, puja la seva documentació i el despatx rep l'expedient ordenat perquè un gestor el revisi.
Els avantatges habituals són:
- Ordre: les dades i els documents arriben al mateix lloc, no repartits en diversos correus
- Professionalitat: el client rep una experiència coherent des del primer contacte
- Documentació completa des de l'inici: el formulari pot exigir els documents obligatoris abans de continuar
Com s'organitza una alta digital
Una alta digital ben muntada sol seguir aquests passos. XERA no fa l'alta pel seu compte: pot ajudar a ordenar la documentació i a avisar del que falta, i una persona del despatx valida i aprova cada pas.
Pas 1: El client rep l'enllaç d'alta
Tan bon punt un client potencial confirma que vol treballar amb la teva gestoria, li envies un enllaç al formulari d'alta. Un formulari web es pot completar des del mòbil o des de l'ordinador.
El formulari recull el que necessites: nom, NIF/NIE/CIF, règim fiscal, activitat econòmica, adreça i els documents obligatoris (DNI, alta a Hisenda, etc.).
Quan el client puja la documentació, un gestor comprova que és completa i llegible abans d'obrir l'expedient. Si falta alguna cosa, se li demana en aquell moment.
Preguntes Freqüents sobre l'Alta Digital de Clients
Què passa si el client no sap usar el formulari?
El formulari està optimitzat per a mòbil. Molts clients el completen des del seu smartphone. Per als clients que necessitin ajuda, pots completar-lo amb ells en consulta presencial o telefònica.
Vols veure com et pot ajudar XERA a la teva gestoria?
L'onboarding digital ordena l'alta d'un client nou. Si vols veure com et pot ajudar XERA a la teva gestoria, mira XERA per a gestories o escriu-nos.
També et pot interessar:
IA en acció
Vols veure XERA en acció?
Parla directament amb XERA i descobreix com pot automatitzar les tasques repetitives del teu negoci.
Sense compromís
Ho prefereixes amb dia i hora tancats?
Reserva una videotrucada de 30 minTries l'hora i t'arriba la invitació a l'instant
Contingut relacionat
Automatitzar la teva Gestoria el 2026: Guia Pràctica per a Despatxos Professionals
Guia completa per automatitzar la teva gestoria o despatx professional el 2026. Què automatitzar, per on començar i com XERA ho fa possible sense canviar el teu programari fiscal.
Checklist IRPF 2026 per a Gestories: Calendari, Documentació i Errors que Costen Sancions
Checklist complet IRPF 2026 per a gestories. Totes les tasques pre-campanya, durant i post-campanya. Automatitza amb XERA i evita el caos d'abril-juny.