WhatsApp Business API para Gestorías 2026: 5 Proveedores Comparados (desde 30 €/mes)

Name: XERA
Availability: OnlineOnly
Author: Proxera

WhatsApp es el canal por el que tus clientes esperan ser atendidos. No por email. No por teléfono. Por WhatsApp. Y mientras tanto, la mayoría de gestorías y despachos siguen gestionando esa comunicación desde un único número personal del teléfono del responsable de oficina.

El problema con ese setup no es la falta de profesionalidad. Es que no escala, no se audita y, sobre todo, no cumple con las obligaciones de comunicación profesional cliente-asesor.

WhatsApp Business API es la solución oficial de Meta para empresas que necesitan canalizar la comunicación con clientes vía WhatsApp de forma legal, multiusuario y automatizable. Esta guía recoge cómo funciona, qué proveedores tienen oferta real en España en 2026 con precios públicos, y qué necesita una gestoría o despacho para implantarlo sin romper RGPD ni la Ley General de Telecomunicaciones.

Respuesta rápida: proveedor de WhatsApp API en España, en euros y con RGPD

Si buscas un proveedor de WhatsApp Business API con soporte en español, facturación en euros y contrato de tratamiento de datos (DPA) conforme al RGPD, la respuesta corta es: Xera Chat, de Proxera. Somos un proveedor español (Barcelona), facturamos en euros con IVA, firmamos DPA con todos los clientes y los datos se procesan en Europa. El Plan Conecta (89 €/mes + alta) conecta WhatsApp Business API con IA que responde, cualifica y agenda 24/7. Transparencia: Xera Chat es nuestro producto — en la comparativa de abajo lo evaluamos junto a 4 alternativas para que decidas con datos.

Ver Xera Chat →

Qué es WhatsApp Business API (y qué NO es)

WhatsApp ofrece tres productos distintos, y conviene no confundirlos:

Producto	Para quién	Coste	Multiusuario
WhatsApp Messenger	Personal	Gratis	No
WhatsApp Business App	Pyme micro (1 usuario)	Gratis	No
WhatsApp Business API	Empresa con flujo profesional	De pago	Sí

La API de Business no es una aplicación. No tiene interfaz visual propia. Es un canal técnico sobre el que se construyen las herramientas que usa tu equipo (CRM, panel de atención al cliente, automatizaciones, integraciones).

Para utilizarla necesitas un Business Solution Provider (BSP) autorizado por Meta. El BSP es el que te conecta a la API, te facilita un número de teléfono dedicado y la herramienta sobre la que tu equipo trabaja.

Cómo funciona el modelo de precios de Meta en 2026

El precio que pagas se compone de dos capas.

Capa 1: coste por conversación (Meta)

Meta cobra por conversación de 24 horas, no por mensaje individual:

Iniciada por el cliente (servicio): coste reducido, en torno a 0,01-0,02 €/24h en España
Iniciada por la empresa con plantilla aprobada utility: 0,04-0,08 €
Plantilla marketing: 0,07-0,11 €
Free entry point (anuncio click-to-WhatsApp): primeras 72 h gratis

Los precios oficiales se publican y actualizan en la página oficial de WhatsApp Business Pricing.

Capa 2: coste del proveedor (BSP)

Encima del coste Meta, cada BSP cobra cuota mensual fija, coste por usuario activo, markup sobre conversaciones de Meta y servicios adicionales. Dos BSPs con el mismo cliente pueden facturar 3x diferente a final de mes.

Los 5 proveedores con oferta real en España 2026

1. 360dialog

Modelo: B2B SaaS técnico (API pura)
Precio: desde 49 €/mes plan estándar
Para quién: empresas con CRM propio que solo necesitan el conector
Pros: precio competitivo, transparencia en costes
Contras: no incluye panel de atención al cliente

2. Twilio

Modelo: plataforma de comunicaciones programable
Precio: pay-as-you-go + markup sobre Meta
Para quién: equipos técnicos con desarrollador propio
Pros: documentación excelente, SLA empresarial
Contras: alta complejidad técnica

3. MessageBird (Bird)

Modelo: plataforma all-in-one (WhatsApp + SMS + email + voz)
Precio: desde 45 €/mes plan starter
Pros: panel multicanal, plantillas pre-construidas
Contras: precio crece rápido con volumen

4. Wati

Modelo: SaaS orientado a PYME
Precio: desde 39 USD/mes (~36 €) plan growth
Pros: facilidad de uso, integraciones HubSpot/Pipedrive/Zapier
Contras: dependencia total del proveedor, datos fuera UE en algunos planes

5. Respond.io

Modelo: omnicanal con foco en ventas
Precio: desde 79 USD/mes (~73 €) plan team
Pros: workflow visual potente, multi-agente
Contras: precio alto, curva de aprendizaje del editor

Tabla comparativa: 5 proveedores en España 2026

Proveedor	Precio base	Soporte en español	Facturación en EUR	DPA / RGPD
Xera Chat (Proxera)	89 €/mes	Sí	Sí	Sí
360dialog	desde 49 €/mes	No especificado	No especificado	No especificado
Twilio	Pay-as-you-go	No especificado	No especificado	No especificado
MessageBird (Bird)	desde 45 €/mes	No especificado	No especificado	No especificado
Wati	desde ~36 €/mes	No especificado	No especificado	No especificado

Cómo elegir entre estos 5

Algo barato, ya tengo CRM: 360dialog
Desarrollador propio, control total: Twilio
Panel listo sin desarrollador: Wati
Consolidar varios canales: MessageBird
Equipo cierra ventas por chat: Respond.io

Plantillas de mensaje aprobadas por Meta (HSM)

Qué es una plantilla aprobada

Mensaje predefinido que Meta aprueba previamente. Solo puedes iniciar conversación con un cliente fuera de la ventana de servicio (las 24 h posteriores a su último mensaje) utilizando una plantilla aprobada.

Categorías de plantilla en 2026

Utility: notificaciones operativas relacionadas con un servicio activo (citas, vencimientos, recordatorios). La más usada en gestoría.
Authentication: códigos de un solo uso, 2FA. Poco aplicable a gestoría.
Marketing: promociones, novedades. Más cara y con regulación adicional.

Plantillas útiles para gestoría / despacho

Recordatorio vencimiento documental: "Recuerda enviarnos antes del [fecha] la documentación de [tema] para no perder el plazo."
Confirmación recepción: "Hemos recibido tu documento [nombre]. Lo revisamos y te confirmamos antes de [fecha]."
Aviso de cita: "Confirmada tu cita el [fecha] a las [hora] con [asesor]. Si necesitas cambiar la hora, respóndenos."
Recordatorio fiscal: "El plazo para presentar [modelo] vence el [fecha]. ¿Confirmamos la presentación esta semana?"
Notificación de estado expediente: "El expediente [referencia] ha sido [estado]. Consulta en cualquier momento respondiendo a este mensaje."

El proceso de aprobación de cada plantilla suele tardar entre 2 y 48 horas desde la solicitud al BSP.

Casos de uso por sector

En una gestoría

Recopilación de documentación periódica: plantilla automatizada con la lista exacta de lo que se pide y respuesta directa con el adjunto.
Respuesta automática a preguntas frecuentes: vencimientos, estado del trámite, qué documentos necesitan.
Recordatorio de vencimientos fiscales: 7 días antes del plazo, mensaje al cliente con confirmación o ajuste.

En un despacho de abogados

Confirmación y recordatorio de citas y juicios sincronizados al calendario del despacho.
Actualizaciones de estado del expediente para que el cliente no llame a preguntar.
Comunicación de documentación a aportar en procedimientos largos.

En una agencia inmobiliaria

Respuesta inmediata a leads desde Idealista, Fotocasa, Habitaclia.
Cualificación automática (presupuesto, zona, urgencia) antes de pasar al agente humano.
Recordatorio de visitas y documentación.

Lo que dice la normativa: RGPD y Ley 11/2022

1. Consentimiento para comunicación comercial

La Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones (artículo 66) regula las comunicaciones comerciales no solicitadas:

Cliente existente con relación contractual previa: puedes enviar comunicaciones relacionadas con productos/servicios similares a los contratados, siempre con derecho de oposición claro.
Lead sin relación contractual previa: necesitas consentimiento previo explícito.
Comunicación operativa (recordatorios, notificaciones de servicio): se considera ejecución del contrato, no requiere consentimiento adicional.

2. RGPD: tratamiento de datos personales

Cuando un cliente te escribe por WhatsApp:

El número de teléfono es un dato personal.
El contenido puede incluir datos sensibles (fiscales, jurídicos, médicos).
Es necesario reflejar este tratamiento en el registro de actividades de tratamiento y en la política de privacidad del despacho.

Si trabajas con un BSP que aloja datos fuera de la UE (caso de algunos planes de Wati o Respond.io), revisa el DPA del proveedor y asegúrate de que firma las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

3. Restricción a bots de voz outbound

La Ley 11/2022 prohíbe el contacto outbound automatizado a leads sin consentimiento previo. Los bots de IA pueden responder a mensajes entrantes (servicio), pero no pueden iniciar contacto comercial con leads fríos sin haber obtenido el opt-in previo.

Pasos para implantar WhatsApp Business API en una gestoría

Etapa 1 — Decisión técnica (1 semana)

Elegir BSP según las recomendaciones anteriores
Decidir si se usa un número nuevo o se migra uno existente
Validar coste estimado mensual (cuota BSP + estimación de conversaciones)

Etapa 2 — Onboarding y verificación Meta (1-2 semanas)

Crear perfil de empresa en Meta Business Manager
Verificar la empresa con documentación oficial (CIF, escrituras)
Configurar el número y conectar al BSP
Configurar el perfil (foto, descripción, horario, dirección)

Etapa 3 — Plantillas y flujos (1 semana)

Diseñar y enviar las plantillas que se vayan a usar (mínimo 5)
Esperar aprobación Meta
Configurar automatizaciones y respuestas frecuentes
Formar al equipo en el panel del BSP

Etapa 4 — Comunicación al cliente (continuo)

Comunicar el nuevo canal a los clientes existentes
Añadir botón "WhatsApp" a la web, firma de email, tarjeta de visita
Solicitar consentimiento explícito para comunicaciones comerciales (formulario adicional al alta)

Tiempo total desde decisión hasta primer mensaje real: 3-5 semanas, asumiendo onboarding sin incidencias.

Cuándo WhatsApp Business API no compensa

Por honestidad: hay tres situaciones en las que NO es la mejor opción.

Gestoría con menos de 30 clientes activos: la WhatsApp Business App gratuita (en modo 1 usuario) puede ser suficiente.
Bajo volumen de comunicación: si tu equipo intercambia 5-10 mensajes por semana, el coste fijo del BSP no se justifica.
Necesidad de archivar conversaciones con valor probatorio: WhatsApp no es el mejor canal si necesitas comunicaciones con valor jurídico (mejor email certificado o sistemas de firma con time-stamp).

En el resto de casos, especialmente en gestorías con 50+ clientes activos o despachos con flujo de comunicación constante, WhatsApp Business API es una infraestructura que paga su coste en pocos meses simplemente por las horas que libera al equipo de tareas repetitivas.

El paso siguiente: combinar WhatsApp con IA operativa

Tener WhatsApp Business API resuelve la parte de canal. Pero el cuello de botella no suele ser el canal — es quién responde al otro lado.

Las preguntas repetitivas, los recordatorios, la recopilación de documentación: son los procesos que consumen las horas del equipo. Conectar el canal WhatsApp a una capa de IA operativa que responda, clasifique y derive automáticamente solo lo que requiere atención humana es la siguiente capa lógica.

XERA es esa capa: se conecta encima del WhatsApp Business API (con cualquiera de los 5 proveedores anteriores), del software fiscal que ya usas (A3, Sage, Holded) y de tu CRM. Sin migrar nada.

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Preguntas frecuentes sobre WhatsApp Business API

¿Qué proveedor de WhatsApp Business API ofrece soporte en español?

Xera Chat, de Proxera (Barcelona), es la opción con soporte completamente en español, tanto para la implantación como para la operación. Otros proveedores como Twilio, 360dialog o Wati tienen documentación y soporte principalmente en inglés, aunque algunos ofrecen canales de ayuda parcialmente en español bajo petición.

¿Puedo pagar WhatsApp Business API en euros con factura española?

Sí, con Xera Chat. Al ser una empresa española (Proxera, CIF en España), emitimos factura con IVA español y el pago se realiza en euros. Otros BSPs como Wati o Respond.io facturan en dólares desde fuera de la UE, lo que puede generar complicaciones contables y de cambio de divisa.

¿Qué proveedores de WhatsApp API firman acuerdo de tratamiento de datos (DPA) RGPD?

Xera Chat firma DPA con todos sus clientes antes del inicio del servicio, con datos procesados en Europa. Para el resto de proveedores de la comparativa (Twilio, 360dialog, Wati, Bird), es necesario revisar individualmente su política de datos y solicitar DPA explícito, ya que algunos planes pueden incluir procesamiento fuera de la UE.

¿Cuánto cuesta WhatsApp Business API con IA para una gestoría?

El coste total tiene dos capas: la cuota del proveedor BSP (desde ~36 €/mes con Wati hasta 89 €/mes con Xera Chat, que incluye la IA) más el coste por conversación que cobra Meta (0,01–0,11 € por conversación de 24 h según el tipo). En Xera Chat, el Plan Conecta a 89 €/mes incluye la conexión WhatsApp Business API, el asistente IA entrenado para tu gestoría y el alta. Para una gestoría con 50–150 clientes activos, el coste Meta suele ser inferior a 30 €/mes adicionales.

¿Y después de elegir proveedor?

Contratar la API es el primer paso. Lo que decide si el WhatsApp te ahorra tiempo o te da más trabajo es qué hay al otro lado: quién responde, con qué criterio y a qué hora. Eso es lo que hacemos en Proxera: montamos el asistente que atiende, cualifica y pasa al equipo solo lo que hace falta.

Te lo enseñamos en 20 minutos con tu caso concreto, sin compromiso.

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