Name: XERA
Author: Proxera

Si treballes en una gestoria, despatx d'advocats o empresa de serveis professionals, hi ha una realitat que coneixes bé:

La majoria dels missatges que reps sempre són els mateixos.

"Quan he de presentar l'IVA?"
"Quins documents necessito?"
"Puc deduir això?"
"Quan estarà llest?"

Multiplica aquestes preguntes per 80 clients i obtindràs el problema: hores i hores del teu equip responent el mateix cada setmana, en lloc de dedicar-se a la feina que realment aporta valor.

En aquest article expliquem com la IA pot reduir la gran majoria d'aquestes consultes repetitives sense que els teus clients notin cap pèrdua de qualitat en el servei.

El Problema Real: Quant Temps Perds en Consultes Repetitives

Abans de parlar de solucions, quantifiquem el problema.

Patró habitual en gestories espanyoles

En diverses gestories a Espanya, el patró és consistent:

Què es pregunta en una gestoria, de més a menys freqüent:

Terminis i venciments fiscals
Estat d'expedients en curs
Documentació necessària per a tràmits
Dubtes sobre deduccions i beneficis fiscals
Confirmacions de presentacions realitzades
Consultes que sí requereixen criteri professional

Les cinc primeres són rutina i es responen igual cada vegada. Només la darrera necessita un professional davant.

El cost de no automatitzar

En una gestoria amb 3 professionals que reben 30 missatges diaris:

Mètrica	Valor
Missatges diaris	30
Missatges repetitius (majoria)	~21
Temps promig per resposta	3 minuts
Temps diari en repetitives	63 minuts
Temps setmanal	5,25 hores
Temps mensual	21 hores
Cost mensual (40€/h)	840€

Un cost real en respondre sempre el mateix. Sense comptar el cost d'interrupció: cada vegada que un professional para la seva feina per respondre un WhatsApp, tarda 15-20 minuts a tornar a concentrar-se.

Per Què les Solucions Tradicionals No Funcionen

Abans de la IA, les empreses intentaven resoldre-ho amb:

FAQs a la web

Problema: Els clients no les llegeixen. Qui té un dubte concret sol preferir preguntar directament abans que buscar en una pàgina de preguntes freqüents.

Respostes automàtiques bàsiques de WhatsApp

Problema: Només funcionen fora d'horari i són missatges genèrics que frustren el client ("Gràcies per contactar, et respondrem aviat").

Contractar més personal

Problema: Augmenta costos sense resoldre el problema de fons. El nou empleat també acaba responent les mateixes preguntes repetitives.

Formularis web

Problema: Fricció excessiva. Els clients prefereixen WhatsApp o email. Els formularis tenen taxes d'abandó altíssimes.

La IA és la primera tecnologia que resol el problema d'arrel.

Com Funciona la IA per Reduir Consultes Repetitives

Un sistema d'IA ben configurat per al teu negoci funciona així:

1. Base de coneixement personalitzada

El primer pas és crear una base de coneixement específica de la teva empresa:

Els teus terminis fiscals i laborals habituals
Els teus preus i serveis
Els teus procediments interns
Les respostes correctes a les preguntes freqüents dels TEUS clients

No és IA genèrica. És IA entrenada amb el coneixement del teu negoci.

2. Classificació intel·ligent de consultes

Quan arriba una consulta, la IA determina en mil·lisegons si és:

Repetitiva i automatitzable → respon directament
Complexa o sensible → escala al professional humà

La IA mai inventa informació ni dona consells que no hauria de donar. Si hi ha dubte, escala.

3. Respostes contextuals

No és buscar en una llista de FAQs. La IA entén el context:

Si un client pregunta "puc deduir el lloguer de la meva oficina?", la IA no respon amb una resposta genèrica. Respon considerant si el client és autònom o empresa, en quin règim fiscal és, i si ja té aquesta pregunta resposta en converses anteriors.

4. Escalat intel·ligent

Quan la IA detecta una consulta que requereix criteri professional, no l'ignora. L'escala al professional amb el context complet ja resumit:

"Client pregunta sobre deducció de vehicle d'empresa. Context: SL amb 2 socis, règim general, vehicle Mercedes GLC 2024. Usa el vehicle 60% professional / 40% personal."

El professional no comença de zero. Rep la consulta ja filtrada i resumida.

Resultats amb XERA

Exemple 1: Gestoria Fiscal a Barcelona (escenari representatiu)

Abans de XERA:

25-30 missatges de WhatsApp diaris
2 hores/dia de l'equip responent
Saturació total en temporada IRPF (abril-juny)

Després de XERA (3 mesos):

La major part dels missatges resposta automàticament per IA
L'equip va dedicar molt menys temps al dia a respostes manuals
Temporada IRPF 2026: sense saturació, sense hores extra
0 queixes de clients per temps de resposta

"El que més em va sorprendre és que els clients no s'adonen que és IA. Reben respostes més ràpides i més precises que abans." — responsable d'una gestoria

Exemple 2: Despatx d'Advocats Laboralistes (Madrid, 4 socis)

Situació prèvia:

Clients preguntant constantment per l'estat d'expedients judicials
Preguntes bàsiques sobre terminis de recurs, documentació ERE, etc.
1,5h/dia per soci en consultes rutinàries = 6h/dia totals

Resultats amb XERA:

La majoria de consultes resoltes automàticament
Cada soci va recuperar temps significatiu al dia per a feina de fons
Temps de resposta va millorar notablement per a FAQs

Exemple 3: Assessoria Laboral (Sevilla, 2 assessors, 120 clients nòmines)

Problema específic:

Preguntes repetitives d'empleats sobre nòmines: conceptes, retencions, liquidacions
No poden donar informació molt detallada sense revisar contracte
RGPD: no poden compartir dades d'altres empleats

Solució XERA:

IA respon preguntes generals sobre nòmines (com es calculen retencions, què és el FOGASA, terminis de liquidació)
Consultes específiques de contracte → escala amb identificació de l'empleat
Resultat: la gran majoria de consultes automatitzades

Què Has d'Automatitzar i Què No

Aquesta és la part més important. La IA no ha d'automatitzar-ho tot.

✅ SÍ automatitzar

Terminis fiscals i laborals del calendari oficial
Llista de documents per a tràmits estàndard
Preus dels teus serveis
Estat genèric de processos ("la teva declaració d'IVA és en procés, termini estimat X dies")
Preguntes sobre horaris, forma de contacte
Confirmacions de recepció de documents

❌ NO automatitzar (escalar sempre al professional)

Assessorament fiscal personalitzat
Interpretació de normativa en casos específics
Comunicacions sobre errors o problemes
Consultes de clients insatisfets
Negociacions de preus o serveis
Qualsevol cosa on hi hagi risc legal

Un bon sistema d'IA sap exactament on és aquesta línia i no la creua.

Com Implementar IA per Reduir Consultes Repetitives al teu Negoci

Pas 1: Audita les teves consultes actuals

Durant 2 setmanes, registra totes les consultes que reps i classifica-les:

És repetitiva (mateixa pregunta que ja has respost múltiples vegades)?
Requereix informació de la base de dades del client?
Requereix criteri professional o és informació general?

Això et donarà el teu ratio real d'automatització potencial.

Pas 2: Defineix la teva base de coneixement

Llista les respostes correctes a les teves 20-30 preguntes més freqüents. Aquest és l'input que necessita la IA per funcionar bé.

Pas 3: Tria els canals a automatitzar

WhatsApp es llegeix abans que l'email i és on més consultes repetitives arriben. És el primer canal a automatitzar. Després email.

Pas 4: Configura llindars d'escalat

Defineix quin tipus de preguntes sempre van al professional humà. Això és crític per a la qualitat del servei.

Pas 5: Mesura i ajusta

Les primeres setmanes, revisa els missatges que la IA va respondre automàticament. Són correctes? Hi ha hagut algun error? Ajusta la base de coneixement si cal.

XERA: Solució Específica per a Gestories i Despatxos

XERA by Proxera és un sistema d'IA operativa dissenyat per a gestories, despatxos i empreses de serveis professionals a Espanya.

Per què XERA i no una IA genèrica

Una IA genèrica (ChatGPT, Copilot) no coneix:

El calendari fiscal espanyol (IVA trimestral, retencions, IS...)
Els models de l'AEAT i els seus terminis
La terminologia legal/fiscal espanyola
Els teus procediments interns específics

XERA arriba pre-entrenada en fiscalitat i dret laboral espanyol. Des del primer dia respon correctament preguntes com "quan presento el 303 del Q1?" sense que hagis de configurar res.

Què inclou XERA per reduir consultes repetitives

Assistent IA per WhatsApp: Respon automàticament la major part de les consultes
Base de coneixement fiscal pre-carregada: Terminis AEAT, models, deduccions
Personalització amb els teus serveis i preus
Escalat intel·ligent al teu equip quan la IA no ha de respondre
Panell de supervisió: Veu totes les converses en temps real

Preus

Alta única: 1.200€ (actualment 50% descompte = 600€)
Mensualitat: 208€/mes sense permanència

Per a la majoria de gestories, la inversió s'amortitza en els primers mesos.

Sol·licita demo gratuïta →

Preguntes Freqüents sobre Reduir Consultes amb IA

Els clients noten que estan parlant amb IA?
Depèn de com ho configuris. Pots presentar-ho com "assistent virtual de [la teva gestoria]". Les respostes són ràpides i precises, cosa que molts clients agraeixen més que esperar hores una resposta humana.

Què passa si la IA comet un error?
Amb XERA, la IA només respon dins de la seva base de coneixement. Si hi ha incertesa, escala al professional. No inventa informació ni dona consells que no estan validats.

És legal automatitzar respostes d'assessoria?
La IA de XERA no dona assessorament fiscal o legal personalitzat. Dona informació general (terminis públics, documentació estàndard, estat de processos). L'assessorament professional segueix sent teu.

Quant de temps porta la configuració?
Amb XERA, 3-5 dies laborables des de l'alta fins a tenir l'assistent funcionant a WhatsApp.

Conclusió: La IA No Reemplaça el Professional, Allibera el Professional

La IA no ve a reemplaçar el gestor o l'advocat. Ve a alliberar el seu temps de les tasques que no requereixen el seu criteri expert.

Un gestor que passa 2 hores al dia responent "quan presento l'IVA?" està infrautilitzant la seva capacitat. Aquestes 2 hores podrien usar-se en assessorament estratègic, captació de nous clients o simplement sortir del treball a temps.

Les gestories i despatxos que ja automatitzen la major part de les seves consultes repetitives tenen un avantatge competitiu clar: donen millor servei (resposta immediata 24/7) amb el mateix equip.

El moment d'implementar-ho és ara, abans que ho faci la competència.

Descobreix com XERA pot reduir les teves consultes repetitives →

Veure preus →