Recepcionista con IA para gestorías y asesorías: el teléfono atendido mientras el asesor está con un cliente
Un recepcionista con IA para gestorías es un asistente de voz que coge el teléfono del despacho cuando los asesores están reunidos o con la cabeza en una declaración. Pregunta el nombre, de qué va la consulta, si llama como particular, autónomo o empresa y a qué hora le va bien que le llamen, y lo deja todo en tu correo al colgar. No da consejo fiscal: la respuesta es del asesor. Lo prepara Proxera, sobre una línea 93 a la que se desvía el número de la gestoría.
Por Robert Graf y Miller Espinosa
Te contesta Asesoría y Gestoría Montseny (DEMO), un negocio inventado para la demostración. Háblale como un cliente tuyo. No hace falta que des datos reales.
Reservar una llamadaPrefiero escribirQué pasa cuando llaman a una gestoría
En una gestoría el teléfono no para justo cuando menos se puede atender: los días antes de que cierre un trimestre, en plena campaña de la renta, cuando un cliente está sentado en la mesa repasando sus facturas. Cada llamada a esas horas corta lo que estabas haciendo.
Y muchas de esas llamadas no se resuelven en el momento. «¿Me falta algún papel?», «me ha llegado una carta de Hacienda», «quiero darme de alta como autónomo». Todas acaban igual: alguien tiene que mirar el expediente y devolver la llamada. Lo que hace falta es saber quién era, de qué iba y cuándo se le puede localizar.
Cuando ese recado lo apunta con prisas quien estaba en otra cosa, se pierde el teléfono o el motivo.
Qué hace el asistente en tu gestoría
Coge el teléfono a cualquier hora y se identifica como el asistente de voz de la gestoría. Las preguntas se acuerdan contigo; en la demo son estas, una detrás de otra:
1. su nombre;
2. de qué es la consulta, en una frase, y si llama como particular, como autónomo o por una empresa;
3. en qué franja prefiere que le llame el asesor;
4. un teléfono de contacto, repetido en voz alta para confirmar (o marcado con el teclado).
Con eso, al colgar, te llega al correo la consulta resumida y el recado listo para devolver la llamada. Si das de alta tu Telegram, también te avisa por ahí. El panel de voz guarda el historial de llamadas con la transcripción y el audio, que se puede escuchar durante 15 días. En semanas de cierre, cuando el teléfono no da tregua, puede atender varias llamadas a la vez.
Lo que no hace:
- No da consejo fiscal, laboral ni legal. Ni si algo se puede deducir, ni qué hay que presentar: eso lo contesta el asesor.
- No te pasa la llamada en ese momento con el plan Solo voz: recoge la consulta y te la envía.
- No cierra reuniones en el despacho con día y hora si no lo enlazamos con tu agenda; anota cuándo le va bien y lo confirmas tú, o alguien del despacho, al llamarle. Si tu programa tiene API, la conexión a medida (490 € + IVA, se paga una vez) le permitiría darlas.
En la demo, además, no da honorarios, no dice plazos de presentación y no informa del estado de ningún trámite ni de datos de otros clientes.
Cuánto cuesta
Con el plan Solo voz:
- 58 € al mes + IVA
- 250 minutos incluidos
- 0,20 € cada minuto adicional
- Sin alta
- Permanencia de 3 meses
La gestoría tiene su propio número 93. Ver los otros planes
¿Tengo que cambiar de número?
No. Tus clientes tienen el número en las facturas, en el correo y en la agenda del móvil, y así se queda. Lo que cambia es adónde va la llamada: se desvía a la línea 93 que te damos, todas o solo las que nadie coge.
Si la gestoría tiene centralita, el desvío lo hace el proveedor de la centralita. En un fijo o un móvil normal se activa con un código del operador, explicado en esta guía para desviar llamadas en Movistar, Vodafone y Orange. Comprueba antes que tu línea admite desvíos; con alguna compañía, como Digi, no siempre se puede.
Preguntas de gestorías
¿Qué responde si un cliente pregunta si puede deducirse algo?
Que eso se lo dirá el asesor. Apunta la pregunta tal cual, para que quien devuelva la llamada sepa de qué va antes de marcar.
¿Puede decirle a un cliente si su declaración ya está presentada?
No: no ve vuestros expedientes. Toma el recado y lo mira el asesor.
¿Sirve para separar a los clientes de quien llama por primera vez?
Pregunta si llama como particular, autónomo o empresa, y la consulta queda escrita en el recado. Si quieres que pregunte también si ya es cliente, se añade al montarlo.
Llama y escúchalo
Llama como un autónomo con una duda sobre su trimestral y escucha qué hace con ella.
Para hablarlo con nosotros, reserva una llamada; para contarlo por escrito, escríbenos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un recepcionista con IA para gestorías?
Un asistente de voz que atiende el teléfono de la gestoría cuando los asesores no pueden, recoge el nombre, la consulta, el tipo de cliente y la franja en que prefiere que le llamen, y lo envía por correo al colgar.
¿Da consejo fiscal por teléfono?
No. No dice si algo se puede deducir ni qué hay que presentar: toma la consulta y la responde el asesor.
¿Puede dar cita con el asesor?
Sin conexión con la agenda de la gestoría, anota la franja que prefiere quien llama y el despacho la confirma. Con la conexión a medida, 490 € + IVA en un solo pago y si el programa tiene API, podría darla.