Recepcionista amb IA per a gestories i assessories: el telèfon atès mentre l'assessor és amb un client
Un recepcionista amb IA per a gestories és un assistent de veu que agafa el telèfon del despatx quan els assessors són reunits o tenen el cap posat en una declaració. Pregunta el nom, de què va la consulta, si truca com a particular, autònom o empresa i a quina hora li va bé que li tornin la trucada, i us ho deixa tot al correu quan penja. No dona consell fiscal: això ho respon l'assessor. Ho prepara Proxera, amb una línia 93 cap a la qual es desvia el número de la gestoria.
Per Robert Graf i Miller Espinosa
Us contesta Asesoría y Gestoría Montseny (DEMO), un negoci inventat per a la demostració. Parleu-li com un client vostre. No cal que doneu dades reals.
La demostració respon en castellà; el vostre assistent pot atendre també en català si ho demaneu, sense cost afegit.
Reservar una trucadaPrefereixo escriureQuè passa quan truquen a una gestoria
En una gestoria, el telèfon sona precisament quan menys es pot atendre: els dies abans que tanqui un trimestre, en plena campanya de la renda, quan hi ha un client assegut a la taula repassant factures. Cada trucada a aquelles hores talla el que estàveu fent.
I moltes d'aquestes trucades no es resolen al moment. «Em falta cap paper?», «m'ha arribat una carta d'Hisenda», «em vull donar d'alta com a autònom». Totes acaben igual: algú ha de mirar l'expedient i tornar la trucada. El que cal és saber qui era, de què anava i quan se'l pot localitzar.
Quan aquest encàrrec l'apunta a corre-cuita qui estava fent una altra cosa, es perd el telèfon o el motiu.
Què fa l'assistent a la vostra gestoria
Atén a qualsevol hora i explica que és l'assistent de veu de la gestoria. Les preguntes s'acorden amb vosaltres; a la demo són aquestes, l'una darrere l'altra:
1. el nom;
2. de què és la consulta, en una frase, i si truca com a particular, com a autònom o per una empresa;
3. en quina franja prefereix que li truqui l'assessor;
4. un telèfon de contacte, repetit en veu alta per confirmar-lo (o marcat amb el teclat).
Amb això, quan penja, us arriba al correu la consulta resumida i l'encàrrec a punt per tornar la trucada. Si doneu d'alta el vostre Telegram, també us arriba l'avís allà. El panell de veu guarda l'historial de trucades amb la transcripció i l'àudio, que es pot escoltar durant 15 dies. En setmanes de tancament, quan el telèfon no dona treva, pot atendre diverses trucades alhora.
El que no fa:
- No dona consell fiscal, laboral ni legal. Ni si una despesa es pot deduir, ni què s'ha de presentar: això ho respon l'assessor.
- No us passa la trucada en aquell moment amb el pla Només veu: recull la consulta i us l'envia.
- No tanca reunions al despatx amb dia i hora si no l'enllacem amb la vostra agenda; anota quan li va bé i ho confirmeu en tornar-li la trucada. Si el vostre programa té API, la connexió a mida (490 € + IVA, es paga una vegada) li permetria donar-les.
A la demo, a més, no dona honoraris, no diu terminis de presentació i no informa de l'estat de cap tràmit ni de dades d'altres clients.
Quant costa
Amb el pla Només veu:
- 58 € al mes + IVA
- 250 minuts inclosos
- 0,20 € cada minut addicional
- Sense alta
- Permanència de 3 mesos
La gestoria té el seu propi número 93. Veure els altres plans
Hem de canviar de número?
No. Els vostres clients tenen el número a les factures, al correu i a l'agenda del mòbil, i no cal canviar-lo. El que canvia és on va la trucada: es desvia a la línia 93 que us donem, totes o només les que ningú no agafa.
Si la gestoria té centraleta, el desviament el fa el proveïdor de la centraleta. En un fix o un mòbil normal s'activa amb un codi de l'operador, explicat a aquesta guia per desviar trucades a Movistar, Vodafone i Orange. Comproveu abans que la vostra línia admet desviaments; amb alguna companyia, com Digi, no sempre es pot.
Preguntes de gestories
Què respon si un client pregunta si es pot deduir alguna cosa?
Que això li ho dirà l'assessor. Apunta la pregunta tal com l'ha feta, perquè qui torni la trucada sàpiga de què va abans de marcar.
Pot dir a un client si la declaració ja està presentada?
No: no veu els vostres expedients. Pren l'encàrrec i ho mira l'assessor.
Molts clients ens parlen en català. L'assistent també?
Si ho demaneu, sí, en qualsevol pla i sense cap recàrrec: atendrà en castellà i en català. La demo que trobeu en aquesta pàgina, però, només contesta en castellà.
El voleu sentir?
Truqueu com un autònom amb un dubte sobre el trimestral i escolteu què en fa.
Per parlar-ne amb nosaltres, reserveu una trucada; per explicar-ho per escrit, escriviu-nos.
Preguntes freqüents
Què és un recepcionista amb IA per a gestories?
Un assistent de veu que atén el telèfon de la gestoria quan els assessors no poden, recull el nom, la consulta, el tipus de client i la franja en què prefereix que li truquin, i ho envia per correu en penjar.
Dona consell fiscal per telèfon?
No. No diu si una despesa es pot deduir ni què s'ha de presentar: pren la consulta i la respon l'assessor.
Pot donar cita amb l'assessor?
Sense connexió amb l'agenda de la gestoria, anota la franja que prefereix qui truca i el despatx la confirma. Amb la connexió a mida, 490 € + IVA en un sol pagament i si el programa té API, la podria donar.