Recepcionista con IA para administradores de fincas: el teléfono del despacho atendido aunque estés en una junta
Un recepcionista con IA para administradores de fincas es un asistente de voz que coge las llamadas de vecinos, presidentes y porteros cuando en el despacho no puede atenderlas nadie. Anota quién llama, de qué edificio y qué ocurre en la zona común, y te lo manda por correo al colgar. Un vecino atrapado en el ascensor o agua saliendo en la escalera llegan marcados como urgentes. Lo pone en marcha Proxera, con una línea 93 a la que desvías el número del despacho.
Por Robert Graf y Miller Espinosa
Te contesta Administración de Fincas Rambla Alta (DEMO), un negocio inventado para la demostración. Háblale como un cliente tuyo. No hace falta que des datos reales.
Reservar una llamadaPrefiero escribirQué pasa cuando llaman a una administración de fincas
Muchas juntas se hacen por la tarde, a veces en el bajo de la propia comunidad, y mientras duran el móvil va en silencio. Justo entonces, en otro edificio que llevas, el ascensor se para entre dos plantas o empieza a caer agua por el techo del portal.
Lo que llega después es un goteo de llamadas sobre lo mismo: el vecino del tercero, la presidenta, el portero. Unas cuentan el problema, otras solo preguntan si ya lo sabes. Y entre ellas se cuela quien llama por un recibo o para pedir el acta de la última reunión.
Cuando por fin sales de la junta, tienes un buzón de voz lleno y ninguna forma rápida de saber qué edificio va primero.
Qué hace el asistente en tu administración
Responde a cualquier hora y se presenta como el asistente de voz del despacho. Las preguntas las fijamos contigo; la demo hace estas, de una en una:
- nombre, y si llama como vecino, presidente o portero;
- el edificio: calle y número, o el nombre de la comunidad;
- qué pasa y dónde exactamente: ascensor, portal, escalera, patio;
- un teléfono de vuelta, que lee en voz alta para confirmar (o que se puede teclear).
Agua en una zona común, alguien atrapado en el ascensor o un portal que no cierra y deja el edificio sin seguridad: urgente. Una bombilla fundida o una duda con un recibo, no. Si hay una persona atrapada, le recuerda el botón de alarma del ascensor y, si hay riesgo, el 112.
Cada recado te llega al correo cuando cuelgan, con el resumen de lo que se ha dicho. Si tienes Telegram dado de alta, te llega también allí. El panel de voz guarda el historial con la transcripción de cada llamada (el audio se puede escuchar 15 días). Si meses después alguien dice en una junta que avisó y nadie le hizo caso, ahí está lo que dijo. Si llaman varios vecinos a la vez por la misma avería, los atiende en paralelo.
Lo que no hace:
- No te pasa la llamada al momento con el plan Solo voz: recoge la incidencia y te la envía.
- No cierra citas en el despacho con día y hora si no está conectado a tu agenda o programa: la cita la fija el despacho al devolver la llamada. Si tu programa tiene API, por 490 € + IVA de pago único lo enlazamos y ya podría darlas él.
- No llama a los vecinos. Solo atiende las llamadas entrantes.
Y en la demo no da datos de otros vecinos ni saldos, no convoca juntas y no se pone de parte de nadie en una discusión entre vecinos: toma el recado y deja que conteste el administrador.
Cuánto cuesta
Con el plan Solo voz:
- 58 € al mes + IVA
- 250 minutos incluidos
- 0,20 € cada minuto adicional
- Sin alta
- Permanencia de 3 meses
Una línea 93 propia para el despacho, para todas las comunidades. Ver los otros planes
¿Tengo que cambiar de número?
No. El teléfono que figura en los tablones de anuncios y en las circulares de cada comunidad se queda como está. Lo desvías hacia el 93 que te damos, siempre o solo cuando no lo coges, y los vecinos siguen marcando el número de siempre.
Si es un fijo o un móvil, se hace con un código de la compañía: están en nuestra guía de desvío para Movistar, Vodafone y Orange. Si el despacho tiene centralita, lo configura quien te la da. Pregunta antes si tu línea admite el desvío: Digi, por ejemplo, no lo deja hacer en todas.
Preguntas de administradores de fincas
¿Sabe de qué comunidad es cada vecino?
Se lo pregunta: calle y número o nombre de la comunidad. Así cada recado te llega con el edificio delante.
¿Puede darle a un vecino información de la comunidad, como lo que debe otro piso?
En la demo, no: ni saldos, ni recibos, ni quién vive en qué piso. Toma el recado y la respuesta la da el administrador.
¿Y si el problema es una pelea entre vecinos?
No da la razón a nadie ni opina. Apunta quién llama, de qué edificio y qué pasa, y te lo deja para que lo lleves tú.
Llama y escúchalo
Llama como un vecino que se ha encontrado el ascensor parado y escucha cómo lo recoge.
Si quieres verlo con nosotros, reserva una llamada o escríbenos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un recepcionista con IA para administradores de fincas?
Un asistente de voz que atiende las llamadas de vecinos, presidentes y porteros, anota el edificio, qué pasa y un teléfono de contacto, y manda la incidencia por correo al administrador al colgar, marcada como urgente si lo es.
¿Qué incidencias marca como urgentes?
En la demo, agua en zonas comunes, una persona atrapada en el ascensor o un portal que no cierra con riesgo para la seguridad. La lista se ajusta con cada administración.
¿Da información de recibos o de otros vecinos?
No. Toma el recado y el administrador contesta.