Recepcionista amb IA per a administradors de finques: el telèfon del despatx atès encara que sigueu en una junta
Un recepcionista amb IA per a administradors de finques és un assistent de veu que agafa les trucades de veïns, presidents i porters quan al despatx no hi ha ningú que pugui respondre. Apunta qui truca, de quin edifici és i què passa a la zona comuna, i us ho envia per correu en penjar. Un veí atrapat a l'ascensor o aigua baixant per l'escala arriben marcats com a urgents. El posa en marxa Proxera, amb una línia 93 cap a la qual desvieu el telèfon del despatx.
Per Robert Graf i Miller Espinosa
Us contesta Administración de Fincas Rambla Alta (DEMO), un negoci inventat per a la demostració. Parleu-li com un client vostre. No cal que doneu dades reals.
La demostració respon en castellà; el vostre assistent pot atendre també en català si ho demaneu, sense cost afegit.
Reservar una trucadaPrefereixo escriureQuè passa quan truquen a una administració de finques
Moltes juntes es fan a la tarda, de vegades als baixos de la mateixa comunitat, i mentre duren el mòbil va en silenci. Just aleshores, en un altre edifici que porteu, l'ascensor es queda aturat entre dos pisos o comença a caure aigua pel sostre del vestíbul.
El que ve després és un degoteig de trucades sobre el mateix: el veí del tercer, la presidenta, el porter. Uns expliquen el problema; d'altres només volen saber si ja n'esteu assabentats. I pel mig s'hi colen els que truquen per un rebut o per demanar l'acta de l'última reunió.
Quan sortiu de la junta, teniu la bústia de veu plena i no teniu cap manera ràpida de saber quin edifici va primer.
Què fa l'assistent a la vostra administració
Respon a qualsevol hora i es presenta com l'assistent de veu del despatx. Les preguntes les fixem amb vosaltres; la demo fa aquestes, d'una en una:
- el nom, i si truca com a veí, president o porter;
- l'edifici: carrer i número, o el nom de la comunitat;
- què passa i on exactament: ascensor, portal, escala, pati;
- un telèfon per tornar la trucada, que llegeix en veu alta per confirmar-lo (o que es pot teclejar).
Aigua en una zona comuna, algú atrapat a l'ascensor o una porta de carrer que no tanca i deixa l'edifici sense seguretat: urgent. Una bombeta fosa o un dubte amb un rebut, no. Si hi ha algú atrapat, li recorda el botó d'alarma de l'ascensor i, si hi ha risc, el 112.
Cada encàrrec us arriba al correu quan pengen, amb el resum del que s'ha dit. Si teniu el Telegram donat d'alta, també us arriba allà. El panell de veu en guarda l'historial amb la transcripció de cada trucada (l'àudio es pot escoltar 15 dies). Si mesos després algú diu en una junta que va avisar i ningú no li va fer cas, hi teniu el que va dir. Si truquen uns quants veïns alhora per la mateixa avaria, els atén en paral·lel.
El que no fa:
- No us passa la trucada al moment amb el pla Només veu: recull la incidència i us l'envia.
- No tanca cites al despatx amb dia i hora si no està connectat a la vostra agenda o programa: la cita la fixa el despatx quan torna la trucada. Si el programa té API, l'hi enllacem per 490 € + IVA d'un sol pagament i ja les podria donar ell.
- No truca als veïns. Només atén les trucades que entren.
I a la demo no dona dades d'altres veïns ni saldos, no convoca juntes i no es posa de part de ningú en una discussió entre veïns: pren l'encàrrec i deixa que respongui l'administrador.
Quant costa
Amb el pla Només veu:
- 58 € al mes + IVA
- 250 minuts inclosos
- 0,20 € cada minut addicional
- Sense alta
- Permanència de 3 mesos
Una línia 93 pròpia per al despatx, per a totes les comunitats. Veure els altres plans
Hem de canviar de número?
No. El telèfon que surt als taulers d'anuncis i a les circulars de cada comunitat es queda com està. El desvieu cap al 93 que us donem, sempre o només quan no l'agafeu, i els veïns continuen marcant el número de sempre.
Si és un fix o un mòbil, es fa amb un codi de la companyia: els trobareu a la nostra guia de desviament per a Movistar, Vodafone i Orange. Si el despatx té centraleta, ho configura qui us la dona. Abans, consulteu si la línia accepta desviaments, perquè algunes companyies, com Digi, no ho permeten en totes les línies.
Preguntes d'administradors de finques
Sap de quina comunitat és cada veí?
Li ho pregunta: carrer i número o nom de la comunitat. Així cada encàrrec us arriba amb l'edifici al davant.
Pot donar a un veí informació de la comunitat, com ara el que deu un altre pis?
A la demo, no: ni saldos, ni rebuts, ni qui viu a cada pis. Pren l'encàrrec i la resposta la dona l'administrador.
Molts veïns parlen en català. Pot atendre'ls així?
El vostre assistent sí: si ho demaneu, atén en castellà i en català, en qualsevol pla i sense cost afegit. La demo, en canvi, respon en castellà.
El voleu sentir?
Truqueu com un veí que s'ha trobat l'ascensor aturat i escolteu com ho recull.
Si ho voleu veure amb nosaltres, reserveu una trucada o escriviu-nos.
Preguntes freqüents
Què és un recepcionista amb IA per a administradors de finques?
Un assistent de veu que atén les trucades de veïns, presidents i porters, apunta l'edifici, què passa i un telèfon de contacte, i envia la incidència per correu a l'administrador en penjar, marcada com a urgent si ho és.
Quines incidències marca com a urgents?
A la demo, aigua a les zones comunes, una persona atrapada a l'ascensor o una porta de carrer que no tanca amb risc per a la seguretat. La llista s'ajusta amb cada administració.
Dona informació de rebuts o d'altres veïns?
No. Pren l'encàrrec i l'administrador respon.