Chatbot per a Gestories: Què Pot Fer amb les Consultes Repetides

Si tens una gestoria, coneixes bé l'escena: són les 10 del matí, el telèfon no para de sonar, el correu té 40 missatges sense llegir i tres clients esperen resposta sobre l'estat de la seva declaració. Mentrestant, el teu equip intenta avançar amb la feina real.

Les consultes repetitives consumeixen temps de treball qualificat. No aporten valor afegit, però tampoc pots ignorar-les: un client que no rep resposta a temps pot començar a valorar altres opcions.

Una de les eines que poden ajudar és un chatbot per a gestories amb IA.

Què és un chatbot d'IA per a gestories?

Un chatbot d'IA no és l'assistent automàtic bàsic de fa deu anys, aquell que només responia amb menús d'opcions predefinides i frustrava tothom.

Un chatbot amb intel·ligència artificial entén el llenguatge natural. Pot interpretar preguntes, respondre amb la informació que se li hagi carregat, demanar documentació, explicar processos i — el més important — passar al gestor el que no ha de resoldre ell.

En el context d'una gestoria, això significa:

• Un client pregunta "¿quan he de presentar el model 303?" → el chatbot respon amb el termini del calendari fiscal que li hagis carregat
• Un autònom escriu "necessito saber quines despeses puc deduir aquest trimestre" → el chatbot explica el concepte de manera general i, si cal, ho passa al gestor
• Un client pregunta "¿ja heu rebut el meu certificat de retencions?" → si el chatbot està connectat al teu programa de gestió (quan té API), ho pot consultar; si no, avisa el gestor

Els 5 tipus de consultes que un chatbot pot atendre

1. Terminis i calendari fiscal

Bona part de les consultes telefòniques d'una gestoria giren al voltant de la mateixa pregunta: ¿quan he de presentar X?

Un chatbot d'IA pot tenir carregat el calendari: IVA trimestral, IRPF, Impost de Societats, models 130, 190, 347... i respondre amb ell quan el client pregunta.

2. Documentació necessària

"¿Quins documents em demaneu per a la declaració de la renda?" "¿Què necessito per a fer l'alta d'autònom?" "¿Què he d'aportar per tramitar una herència?"

Són preguntes amb respostes estàndard que un chatbot amb la informació de la teva gestoria pot respondre sense ocupar el temps del teu equip.

3. Estat dels tràmits

"¿Com va el meu expedient?" "¿Ja heu presentat el meu IVA?" "¿Quan estarà llesta la meva declaració?"

Si el teu programa de gestió té API i es connecta amb el chatbot, aquest pot donar informació de l'estat. Si no, el chatbot recull la pregunta i la hi passa al gestor.

4. Dubtes freqüents de fiscalitat

Diferència entre rendiments del treball i activitat econòmica. Què és el sistema de mòduls i com funciona. Com tributen les criptomonedes. Si es pot deduir el vehicle com a autònom.

Un chatbot d'IA pot explicar aquests conceptes de manera general. No dóna consell personalitzat — això ho fa el gestor — i convé que un professional revisi el que se li carrega.

5. Dades de contacte de nous clients

El chatbot pot recollir les dades de contacte de nous clients potencials i la informació bàsica de la seva situació, i passar-les al gestor perquè ell decideixi i proposi la cita.

On pot estalviar temps un chatbot en una gestoria

Quant de temps s'estalvia depèn de la mida i el perfil de cada gestoria, i no tenim una xifra mesurada per donar. El que sí és raonable esperar és que l'equip deixi d'atendre a mà les consultes que no requereixen criteri.

El període clau: campanya de Renda

Als mesos de campanya de declaració de la renda el volum de consultes augmenta. Un chatbot amb les preguntes freqüents carregades pot atendre'n una part i deixar l'equip més lliure per als casos que requereixen criteri professional.

Dues objeccions habituals sobre els chatbots en gestories

"Els meus clients no parlaran amb una màquina"

Alguns clients preferiran trucar i altres agrairan poder consultar fora d'horari. Convé deixar sempre una via per parlar amb una persona.

"Cometrà errors i ens ficarà en problemes"

És una preocupació raonable. Per això el chatbot no ha d'improvisar sobre el que no sap: davant una pregunta que requereix criteri, la deriva al gestor. L'objectiu no és reemplaçar el criteri professional, sinó alleugerir la feina que no el requereix.

Com començar amb un chatbot en una gestoria

Els passos habituals són tres:

1. Canals. Decidir per on atendrà el chatbot: el web de la gestoria i, segons el cas, WhatsApp.

2. Coneixement base. Carregar-li el calendari fiscal, la documentació habitual i les preguntes freqüents de la teva gestoria, i ajustar el to.

3. Revisió per l'equip. Al principi, una persona de l'equip revisa les respostes en els casos límit i corregeix el que calgui. Els casos que requereixen un gestor li arriben amb l'historial de la conversa.

Per continuar

Si vols veure com pot ajudar XERA a la teva gestoria, explica'ns el teu cas.

Escriu-nos →