CRM de gestión inmobiliaria: qué tiene que hacer de verdad el día a día de tu agencia

Cuando alguien busca «CRM de gestión inmobiliaria» casi nunca está buscando una
tabla de precios. Está buscando saber si un programa le va a quitar de encima el
trabajo que hoy hace a mano: la cartera dispersa, el cliente que preguntó por un
piso hace tres semanas y nadie volvió a llamar, la visita que se solapó con otra,
el anuncio que hay que subir a cinco portales uno por uno.

Este artículo va de eso: qué tiene que resolver un CRM en una agencia, en el
orden en que duele. Si lo que buscas es cuánto cuesta cada uno, la comparativa
está aquí: mejores CRM inmobiliarios en España.

1 · La cartera: una ficha por inmueble, y una sola

El primer síntoma de que el CRM no está haciendo su trabajo es que la verdad
sobre un inmueble vive en tres sitios: una carpeta de fotos, una hoja de cálculo
con el precio y la cabeza del comercial que lo captó.

Lo que hay que exigirle:

• Ficha completa: características, fotos, documentación, estado de la
  exclusiva y el histórico de precios. Si el precio bajó dos veces, eso se ve.
• Un solo sitio donde se cambia. Si hay que actualizar el precio en el CRM y
  además en el portal, el segundo se queda viejo. Siempre.
• Quién captó y en qué condiciones, porque de ahí sale la comisión y las
  discusiones de comisión son las caras. Si el problema es llenar esa cartera,
  eso va aparte: captar pisos de particulares.

2 · El cruce de demandas: el trabajo que nadie tiene tiempo de hacer

Una agencia con cartera y con demandas tiene, cada semana, cruces que nadie mira
porque hay que mirarlos a mano. Un CRM de gestión inmobiliaria decente hace esto
solo: entra un inmueble nuevo y te dice a qué demandas encaja, y entra una
demanda nueva y te dice qué tienes en cartera.

Es la función que más se nota, porque convierte trabajo que no se hacía en
llamadas que sí se hacen. Y es la que más se degrada si la ficha del punto 1
está a medias: sin metros, sin zona y sin precio actualizado, el cruce no cruza
nada.

3 · Visitas y agenda: que no se solapen y que dejen rastro

La visita es el momento caro del proceso: mueve a una persona por la ciudad.

• Agenda compartida de verdad, con los inmuebles y quién tiene las llaves.
• Rastro después de la visita. Qué dijo el comprador, qué le chirrió, si
  vuelve. Sin esa nota, la siguiente conversación empieza de cero.
• Aviso al propietario. Es la queja número uno de los propietarios: que no
  les cuentan nada. Un CRM que lo hace solo compra tranquilidad.

4 · Publicación en portales: una vez, no cinco

Si publicar en cada portal es una tarea manual, la consecuencia no es perder
tiempo: es que los anuncios divergen. El precio que bajaste está en dos
portales y no en los otros tres, y el comprador lo ve.

Lo que hay que pedirle: publicar y despublicar desde la ficha, y que un cambio
en la ficha se propague. Y si tu CRM no llega a algún portal, saberlo antes de
contratarlo y no después.

5 · El seguimiento: donde se pierde el dinero

Aquí está el agujero real de casi todas las agencias, y no es un problema de
software: un lead que entra un sábado por la web o por WhatsApp y se contesta el
lunes, ya no es un lead. La persona ha escrito a otras tres.

Un CRM registra el lead. Lo que hace falta es que alguien conteste, y el coste
de no hacerlo está desarrollado en por qué un asistente 24/7 evita perder leads. Ahí es
donde entra la capa que Proxera pone encima del CRM: un asistente que atiende en
el momento, pregunta lo que hay que preguntar —zona, presupuesto, si vende algo
antes de comprar— y deja la ficha hecha para que el comercial llame ya
cualificado.

Eso es Xera Chat, y su plan de entrada es el Plan Web, 49 €/mes (IVA no
incluido), con una puesta en marcha de 298 €. No sustituye al CRM: le da lo que
al CRM le falta, que es alguien al otro lado a las 22:40 de un sábado.

6 · Lo que un CRM NO te va a arreglar

Por honestidad, porque esto es lo que nadie escribe:

• No te va a ordenar los datos que ya tienes desordenados. Migrar una cartera
  sucia da una cartera sucia con interfaz nueva.
• No va a hacer que el equipo apunte lo que no apunta. Si las notas de visita
  no se escriben hoy, tampoco se escribirán en el programa nuevo.
• No decide tu precio. Ni el de los inmuebles ni el tuyo.

Cómo elegir sin equivocarte

1. Escribe tu proceso de los puntos 1 a 5 tal y como es hoy, con sus atajos.
2. Pide una demo y que te lo enseñen con tus casos, no con los suyos.
3. Pregunta el precio por escrito y con IVA, y cómo cobra: por usuario o por
   oficina. Ahí es donde dos programas que parecen iguales se separan.
4. Pregunta qué pasa con tus datos si te vas. Antes de entrar, no después.

Los precios y el detalle de cada producto, en la
comparativa de CRM inmobiliarios.

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