XERA · Sector Formación
El alumno que no contestas hoy, mañana se matricula en otra academia.
Software con IA para academias y centros de formación: respuestas, matrículas y seguimiento de alumnos, automáticos.
208€/mes · Alta 1.200€ · Implementación incluida
El problema
Lo que frena a la mayoría de academias
Inscripciones manuales, consultas repetitivas y leads que se enfrían por falta de seguimiento. La formación tiene demanda: el proceso no da abasto.
Inscripciones manuales que consumen horas
Recoger datos, verificar pagos, confirmar plaza y enviar materiales se hace uno a uno. Cuando hay picos de demanda, el proceso colapsa.
Siempre las mismas preguntas sobre cursos
«¿Qué incluye el curso?», «¿Cuándo empieza?», «¿Hay descuento para empresas?», «¿Puedo pagar a plazos?». Las mismas preguntas, todo el día, de diferentes personas.
Alumnos potenciales que se enfrían
Un interesado pregunta por un curso, no responde al primer contacto y se olvida. Sin seguimiento sistemático, se pierden leads que estaban a un paso de inscribirse.
Gestión de horarios y grupos sin automatizar
Confirmar aforo de cada grupo, gestionar listas de espera y notificar cambios de horario se hace manualmente con riesgo constante de errores.
Seguimiento post-curso casi inexistente
Cuando el curso termina, el alumno desaparece. Pedir valoraciones, ofrecer cursos complementarios y mantener la relación requiere tiempo que no siempre hay.
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XERA ja ajuda moltes empreses de academias y centros de formación a estalviar temps i captar més clients.
La solución
Qué automatiza XERA en tu academia
No es un chatbot. Es un agente de IA que gestiona el proceso completo de captación e inscripción conectado a tus herramientas.
Responde preguntas sobre cursos 24/7
XERA atiende consultas sobre contenido, fechas, precio, modalidad y descuentos en cualquier horario. El interesado recibe información al instante, no el lunes por la mañana.
Gestión de inscripciones automatizada
Desde la consulta inicial hasta la confirmación de plaza: XERA recoge datos, confirma pago, envía materiales de bienvenida y da de alta al alumno: sin intervención manual.
Recordatorios de inicio y sesiones
XERA avisa a cada alumno antes del inicio del curso, antes de cada sesión y cuando hay cambios de horario. Nadie se olvida y el equipo no tiene que perseguir a nadie.
Seguimiento de leads de formación
XERA contacta con los interesados que no se inscribieron, ofrece plazas en fechas posteriores y reactiva leads fríos en el momento adecuado.
Gestión de listas de espera
Cuando un grupo completa el aforo, XERA gestiona automáticamente la lista de espera: notifica cuando se libera una plaza y confirma la inscripción en segundos.
Fidelización y venta cruzada
Al terminar un curso, XERA solicita la valoración, comparte el certificado y sugiere cursos complementarios personalizados: manteniendo viva la relación con cada alumno.
Cómo funciona
Delegas desde el chat
Escribe la tarea como se la darías a un coordinador. "Contacta a todos los interesados del curso de marzo que no se inscribieron." XERA entiende y actúa.
XERA ejecuta o propone
Actúa directamente o te presenta un borrador para validar antes de enviar. Tú controlas el nivel de autonomía en cada tipo de comunicación.
Confirmación y trazabilidad
Recibes el estado de inscripciones gestionadas, leads contactados y un registro completo de cada interacción con alumnos potenciales.
Conectado a tus herramientas
Gmail, WhatsApp Business, Google Calendar y tu sistema de gestión. XERA trabaja con lo que ya tienes, sin migraciones.
El año de una academia
El trabajo no llega repartido. Llega a golpes.
Una academia no tiene un problema de volumen: tiene un problema de concentración. Todo pasa en las mismas cuatro semanas, y es justo cuando nadie puede atenderlo.
Antes de cada convocatoria
Todo el mundo pregunta a la vez
Las semanas previas a septiembre y a enero concentran la mayor parte de las consultas del año. Es exactamente cuando el equipo tiene menos tiempo para contestarlas, porque está cerrando grupos, cuadrando aulas y confirmando profesores. El interesado que escribe un domingo por la noche no recibe respuesta hasta el martes, y para entonces ya ha escrito a otras dos academias.
La semana de matrícula
Aforo, lista de espera y pagos, todo a la vez
Confirmar plaza, comprobar que el pago ha entrado, mover a alguien de la lista de espera cuando se cae una matrícula y avisar al que entra. Cada paso es sencillo; hacerlos cincuenta veces en tres días es lo que rompe el proceso y genera los errores que luego hay que deshacer.
Curso en marcha
El alumno que deja de venir sin decir nada
Nadie avisa de que abandona. Simplemente deja de aparecer, y cuando alguien se da cuenta ya han pasado tres semanas y la conversación de recuperación es mucho más difícil. Detectar la ausencia el segundo día, y no el vigésimo, es la diferencia entre recuperar a esa persona o perderla.
Al terminar
El certificado y el silencio
Se emite el diploma, se envía, y ahí acaba la relación con alguien que acaba de demostrar que confía en ti y que paga por formarse. Es el mejor momento para ofrecerle el siguiente nivel, y es justo cuando el equipo ya está preparando la convocatoria siguiente.
Formación para empresas
El cliente que repite todos los años, y el que más papeleo trae
Formar a los equipos de una empresa es, para muchas academias, el ingreso más estable del año: se repite por convocatorias, se contrata por grupos y no depende de llenar un aula con particulares uno a uno.
También es el que más administración genera, y casi toda es del mismo tipo: recoger datos, avisar de plazos y dejar constancia de lo que ha pasado. Es exactamente el trabajo que se puede delegar sin que nadie note que lo hace un agente y no una persona.
- Responder al departamento de RR. HH. que pide programa, duración, modalidad y precio para varias personas, con el detalle que necesita para pedir la aprobación interna.
- Recoger los datos de cada participante sin perseguir a nadie por correo: quién asiste, en qué grupo y con qué datos hay que darle de alta.
- Avisar de los plazos de la formación bonificada con antelación suficiente, que es donde se pierde la bonificación más veces: no por el trámite, por llegar tarde a él.
- Mantener el registro de asistencia al día, que es lo que hay que poder enseñar si alguien pregunta, y tenerlo ordenado desde el primer día en vez de reconstruirlo al final.
- Hacer el seguimiento de la empresa cuando el curso termina, para la siguiente convocatoria, que es donde está el ingreso recurrente de verdad.
Lo que nos preguntan las academias
Contestado como se lo contestaríamos por teléfono.
¿Sirve si mi academia usa un programa de gestión propio?+
Sí. Si tu programa tiene API, XERA se conecta a ella. Si no la tiene, entra con una cuenta de solo lectura: consulta lo que necesita y no escribe nada. No hay que migrar de sistema ni cambiar cómo trabaja el equipo, y esa es la condición para que esto se pueda montar en semanas y no en meses.
¿Contesta el chatbot cosas que no sabe?+
No. XERA responde con la información de tus cursos que le has dado: contenido, fechas, modalidad, precio y condiciones. Cuando alguien pregunta algo que no está ahí, lo dice y lo pasa a una persona, con el contexto de la conversación para que no haya que empezar de cero. Preferimos un «esto te lo confirma un compañero» a una respuesta inventada sobre un curso que alguien va a pagar.
¿Qué pasa con los datos de los alumnos?+
Se quedan donde ya están. XERA trabaja sobre tus herramientas —tu correo, tu calendario, tu sistema de gestión— y no crea una base de datos paralela con los datos personales de tus alumnos. Los permisos son los mínimos para hacer cada tarea, y toda acción queda registrada y se puede revisar.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?+
Depende de a cuántas herramientas haya que conectarse y de cómo estén tus contenidos de cursos. La implementación va incluida en el alta y se hace por fases: primero lo que más tiempo te quita, normalmente responder consultas repetidas, y después el resto. No hay que tenerlo todo listo para empezar a notarlo.
¿Cuánto cuesta?+
208 €/mes, un alta de 1.200 € que incluye la implementación, y la suscripción a Claude (Anthropic) que contratas tú, a tu nombre y sin margen nuestro. Lo decimos junto y no en letra pequeña porque es un tercio del coste: enterarte en la segunda reunión sería peor. Compromiso inicial de tres meses y sin permanencia más allá de eso. Si tu caso necesita algo que no entra en eso, se dice antes de empezar y no después.
¿En qué se diferencia de un chatbot normal?+
Un chatbot contesta preguntas. XERA además hace cosas: da de alta a un alumno, mueve a alguien de la lista de espera, envía el recordatorio de la sesión del jueves o retoma a los interesados de la convocatoria anterior que no llegaron a matricularse. Y tú decides en qué tareas actúa sola y en cuáles te enseña el borrador antes de enviar nada.
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