Cómo una gestoría automatizó 200 consultas al mes y recuperó 6 horas semanales con XERA

El problema: horas perdidas en consultas repetitivas

Una gestoría con 6 empleados atendía a más de 150 clientes activos. El equipo era competente, comprometido y conocía bien su trabajo. Sin embargo, cada semana se repetía el mismo patrón: entre 3 y 4 horas diarias dedicadas a responder las mismas preguntas.

¿Cuándo tengo que presentar el modelo 303? ¿Ya ha llegado mi declaración de la renta? ¿Qué documentos necesito para darme de alta como autónomo?

No eran preguntas difíciles. Eran preguntas legítimas de clientes que simplemente necesitaban información. Pero el volumen era constante, y en campaña de Renta se multiplicaba.

El diagnóstico antes de implantar XERA

• Más de 200 consultas al mes llegaban por email, WhatsApp y teléfono
• El 65% de esas consultas eran preguntas recurrentes con respuesta estándar
• Fuera del horario de atención, los mensajes se acumulaban sin respuesta
• En campaña de Renta (abril-junio), el volumen se triplicaba y el equipo entraba en saturación
• Los clientes con consultas urgentes fuera de horario se frustraban y llamaban al día siguiente solapando con el trabajo ordinario

La solución: XERA como primera línea de atención

La gestoría no necesitaba más personal. Necesitaba redirigir el trabajo de forma inteligente.

Con XERA implantado como primera línea de atención:

1. XERA responde automáticamente las consultas recurrentes con la información actualizada del despacho
2. Las consultas que requieren criterio profesional (situaciones complejas, excepciones, nuevas operaciones) se escalan al equipo con el contexto completo ya recogido
3. El equipo recibe solo lo que realmente necesita su atención, con toda la información ya organizada

El proceso de implantación duró 5 días. No hubo que cambiar ningún software existente. XERA se conectó a los canales de comunicación que ya usaban.

Los resultados a los 90 días

Los datos reales de los primeros 90 días:

• 200 consultas/mes gestionadas automáticamente por XERA sin intervención del equipo
• 6 horas semanales recuperadas — equivale a casi un día completo de trabajo por semana
• 0 mensajes sin respuesta fuera de horario: los clientes reciben respuesta inmediata, incluso a las 11 de la noche
• Tiempo de respuesta medio: 28 segundos frente a las 4-6 horas de antes
• Satisfacción del cliente: los comentarios sobre "nunca podía contactar con vosotros" desaparecieron

Lo que hizo el equipo con esas 6 horas

Este es el dato que más valoran: las 6 horas semanales liberadas no se disolvieron en el día a día. El equipo las reinvirtió en trabajo de mayor valor:

• Revisión proactiva de expedientes complejos antes de que vencieran plazos
• Llamadas de seguimiento a clientes de mayor volumen
• Formación en novedades fiscales para mejorar el asesoramiento

Resultado indirecto: en los 3 meses siguientes, la gestoría incorporó 12 nuevos clientes referidos — en parte porque sus clientes actuales empezaron a comentar la mejora en la atención.

Lo que más sorprendió al equipo

No fue la automatización en sí. Fue la calidad de las respuestas.

XERA no da respuestas genéricas. Conoce los plazos actualizados, los modelos tributarios vigentes, los procedimientos específicos del despacho. Cuando un cliente pregunta por el plazo del modelo 130, recibe la respuesta concreta con el plazo correcto para ese trimestre.

El director del despacho lo describió así:

"Al principio pensábamos que los clientes notarían que era una IA y les molestaría. Lo contrario: empezaron a decir que respondíamos más rápido y mejor que antes."

Cuánto cuesta y cuándo se paga solo

XERA para gestorías está disponible desde €298/mes. Incluye configuración, integración con los canales de comunicación del despacho y soporte continuo.

Con 6 horas semanales recuperadas, el cálculo es directo:

• 6 horas × 4 semanas = 24 horas al mes
• Si el coste de una hora de trabajo administrativo-profesional es €25-€40, el ahorro mensual está entre €600 y €960
• El ROI positivo se alcanza en el primer mes

¿Tiene sentido para tu gestoría?

Este caso es representativo de gestorías de entre 4 y 15 empleados con más de 100 clientes activos. Si tu equipo dedica más de 2 horas diarias a responder consultas recurrentes, el patrón es el mismo.

XERA no reemplaza el asesoramiento profesional — lo protege. El equipo puede centrarse en lo que realmente aporta valor: el criterio, la relación con el cliente y la resolución de situaciones complejas.

Si quieres ver cómo quedaría en tu gestoría, habla directamente con XERA en proxera.es y en 10 minutos te hace un diagnóstico de qué automatizaría en tu flujo actual.